No dia seguinte ao closing, a organização nota a diferença entre um acordo no papel e um acordo na prática sobretudo através do acesso. Consegue alguém iniciar sessão. Funciona o cartão na porta. O pagamento é processado. Esta secção trata dessa questão, à parte da questão do que é comunicado ou de quem decide — isso está descrito em o que comunica no Day 1 e em quem tem poder de decisão no Day 1. Aqui trata-se da lista em si: quais acessos, e por que precisamente esses.
Regular o acesso não é sinónimo de integrar. Um colaborador que no Day 1 consegue iniciar sessão no sistema que já utilizava não está integrado — simplesmente continuou a trabalhar. Essa distinção é importante, porque a pressão para fazer tudo ao mesmo tempo em torno de um closing é grande. A pergunta que deve ser feita para cada acesso não é apenas "isto funciona", mas também "isto tem de ser eventualmente unificado, ou pode continuar a funcionar em separado". Um sistema de e-mail partilhado é por vezes necessário para o Day 1, um ERP partilhado raramente. Quem confunde essas duas coisas cria trabalho que não era necessário e risco que, esse sim, poderia ter sido evitado.
O essencial é simples de formular e difícil de executar: todos os que conseguiam trabalhar ontem, também têm de conseguir trabalhar hoje. Isto abrange o e-mail, o sistema principal da empresa, unidades partilhadas ou ambientes cloud, e eventuais sistemas de clientes onde os colaboradores trabalham diariamente. Numa aquisição, a titularidade de contas, licenças ou domínios muda frequentemente, o que pode bloquear o acesso sem que ninguém o tenha previsto. Uma lista de sistemas por grupo de função, com um estado por sistema — mantém-se, altera-se, é substituído — evita que isto só se descubra no próprio dia.
Cartões, chaves, códigos de segurança e registos de visitantes são fáceis de esquecer precisamente porque são óbvios, até deixarem de o ser. Numa aquisição, a gestão de um imóvel pode passar para outra entidade, tornando os cartões existentes inválidos num momento em que ninguém contava com isso. Isto também se aplica a armazéns, instalações de produção e salas de servidores. A questão aqui não é apenas técnica, mas também prática: quem tem a chave do armário das chaves no momento em que isso importa.
O pagamento de salários, os pagamentos a fornecedores e a cobrança de faturas de clientes não devem parar por causa de uma alteração na estrutura jurídica. Contas bancárias, poderes de assinatura e sistemas de pagamento exigem atenção em torno do momento do closing, e os detalhes disso relacionam-se com a forma jurídica escolhida após a transação — essa relação está descrita em as etapas de forma jurídica que pertencem ao Day 1. Numa aquisição com carácter transfronteiriço, acresce ainda complexidade relacionada com moeda, relações bancárias locais e regulamentação, algo tratado em separado na página sobre o que acontece aos pagamentos numa aquisição transfronteiriça.
Não são apenas os colaboradores internos que precisam de acesso. Clientes que iniciam sessão num portal, fornecedores que submetem faturas através de um sistema, parceiros que utilizam uma plataforma partilhada — para eles, no Day 1 pode não mudar nada visível, e esse é geralmente o objetivo. Onde isso não é conseguido, surge o risco de a primeira experiência com o novo proprietário ser uma falha. Os contratos que regulam direitos de acesso merecem, por essa razão, atenção em torno do próprio closing, o que se relaciona com a questão de que acordos devem já nesse momento ser reexaminados — ver que contratos exigem atenção no Day 1 numa aquisição transfronteiriça.
O valor desta secção não está na ideia de que o acesso é importante — isso já todos sabem. O valor está em registar cada acesso como uma linha separada: quem precisa dele, a que sistema ou espaço se refere, qual é o estado neste momento, e quem é responsável pela transferência. Sem essa lista, o acesso torna-se um conjunto de avisos isolados que chegam no próprio dia, com pouco tempo para os resolver. Com essa lista, torna-se uma parte verificável do plano do Day 1, ligada à questão mais ampla do que precisa de estar organizado nesse dia — também em aquisições com componente internacional, como descrito na página sobre o que precisa de estar organizado no Day 1 numa aquisição transfronteiriça.
Nem todos os acessos que existem hoje devem continuar a existir amanhã na mesma forma. Alguns sistemas são, com o tempo, unificados, outros permanecem deliberadamente separados, e uma parte é descontinuada por se ter tornado duplicada. Essa distinção não deve surgir espontaneamente durante a execução, mas constar previamente na lista de decisão: integrar, não integrar, ou ainda a determinar. Regular o acesso para o Day 1 e decidir sobre a unificação a longo prazo são duas questões distintas, e é recomendável tratá-las também como tal.
Mapear cada acesso, cada sistema e cada transferência é, em si, uma forma de trabalho, e parte dele é suficientemente repetível para ser automatizado. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte desse trabalho pode ser assumida pela IA, o que é útil para quem não quer elaborar estas listas por primeira vez sem qualquer ponto de partida.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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