O Day 1 é o dia em que o negócio fica juridicamente concluído e a prática começa. Numa aquisição dentro de um único país, muito disso é abrangido por rotinas já existentes. Numa aquisição transfronteiriça isso é diferente: sistemas jurídicos diferentes, sistemas bancários diferentes, por vezes idiomas diferentes no recibo de vencimento, e uma diferença de fuso horário que determina quem já tem um problema às nove da manhã e quem ainda precisa de se levantar. O Day 1 não trata da estratégia da integração. Trata da questão de saber se a organização pode continuar a funcionar amanhã.
O cerne do Day 1 não é o progresso, mas evitar a paralisação. Pode o pessoal ser pago. Funcionam os sistemas de que clientes e fornecedores precisam. Têm as pessoas que amanhã têm de tomar uma decisão, competência para a tomar. Este último ponto é, numa transação transfronteiriça, menos evidente do que parece, porque a competência de assinatura e o mandato estão regulados de forma diferente por jurisdição e porque quem decide o quê no Day 1 não é automaticamente quem já decidia antes do negócio.
Nem todos os contratos exigem atenção no Day 1, mas um grupo limitado sim: acordos com uma cláusula de change-of-control, contratos ligados a uma pessoa jurídica específica que se altera com o negócio, e acordos com fornecedores ou clientes que, sem reconfirmação, terminam tecnicamente. Quais exatamente dependem do setor e da estrutura do negócio, mas a questão de quais contratos exigem atenção no Day 1 numa aquisição transfronteiriça é uma pergunta que pode ter uma resposta diferente por país, porque quais contratos exigem atenção no Day 1 depende também do direito contratual local. Um contrato que num país prossegue automaticamente pode noutro país exigir confirmação explícita.
Salários, retenções fiscais e pagamentos a fornecedores críticos constituem o cerne daquilo que não pode falhar no Day 1. Numa transação transfronteiriça acrescenta-se a questão de saber quais relações bancárias, quais moedas e quais sistemas de pagamento locais têm de permanecer intactos enquanto a estrutura jurídica por cima se altera. Não se trata de revisar todos os pagamentos, mas de determinar quais fluxos têm de continuar sem interrupção. O que acontece aos pagamentos no Day 1 é, por isso, uma das primeiras questões que tem de ser respondida, e o que acontece aos pagamentos no Day 1 varia muito conforme o país, o sistema bancário e se a entidade adquirida mantém ou não uma estrutura de contas própria.
Um problema comum no Day 1 não é estratégico, mas prático: pessoas que perdem o acesso a sistemas de que precisam, ou, inversamente, pessoas que mantêm acesso que já não deveriam ter. Numa aquisição transfronteiriça acrescenta-se a questão de saber quais ambientes de TI, quais centros de dados e qual legislação local de protecção de dados determinam o que passa automaticamente e o que não passa. Quais os acessos que têm de estar corretos no Day 1 é uma questão que afeta tanto a segurança como a continuidade, e quais os acessos que têm de estar corretos no Day 1 depende também de como os ambientes de TI de ambas as partes já estavam organizados antes do negócio.
Uma transação transfronteiriça traz frequentemente uma série de passos jurídicos que têm de estar concluídos no ou perto do Day 1: registo em registos comerciais locais, alteração de administradores estatutários, notificações a entidades reguladoras. Alguns estão legalmente sujeitos a um prazo, outros são praticamente necessários, por exemplo, para que as contas bancárias possam funcionar. Quais os passos de forma jurídica que o Day 1 exige varia por jurisdição, e quais os passos de forma jurídica que são Day 1 é uma questão que muitas vezes já tem de ter sido discutida com consultores locais no início do processo, não apenas no próprio dia.
Colaboradores, clientes, fornecedores e entidades reguladoras não devem todos ouvir a mesma coisa ao mesmo tempo. Numa transação transfronteiriça acrescenta-se uma camada extra: diferenças nos direitos dos conselhos de trabalhadores, obrigações de notificação e expectativas culturais sobre como as notícias são comunicadas. O que é comunicado no Day 1, e em que ordem, determina em grande parte como decorrem as primeiras semanas, e o que comunica no Day 1 não é, por isso, uma questão de elaborar um comunicado de imprensa, mas de uma ordem que pode variar por país.
A maior armadilha no planeamento do Day 1 é querer resolver demasiado. Uma lista de Day 1 que parece uma integração completa é normalmente sinal de que há elementos que podiam perfeitamente ficar para o Day 30 ou o Day 100. Em cada ponto da lista deve, por isso, colocar-se também a questão de saber se tem mesmo de ser feito no Day 1, e por vezes até se o elemento deve ser integrado. Nem tudo o que pode ser integrado tem de ser integrado; fazer essa distinção é parte do próprio planeamento do Day 1, não um passo posterior.
Estes pontos só se tornam um plano de Day 1 quando estão numa ordem concreta, com responsáveis e dependências. É precisamente para isso que serve o gerador de Day 1 da mergerintegration.net, em conjunto com o gabinete de integração que acompanha o que ainda está pendente. A ferramenta está em construção; quem já quiser trabalhar com ela pode inscrever-se na lista de espera.
Grande parte do trabalho por detrás de um plano de Day 1 consiste em analisar contratos, apurar a regulamentação local e elaborar listas de verificação por jurisdição. É precisamente este tipo de trabalho que o scan de trabalho da FTE TO AI mostra, tarefa a tarefa, qual a parte que pode ser assumida pela IA e qual a parte que continua a ser trabalho humano.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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