No dia em que o negócio se conclui, todos os que trabalham numa das duas organizações querem saber a mesma coisa: algo muda para mim, e se sim, quando. É essa a essência da comunicação de Day 1. Não a lógica estratégica do negócio, não os planos de sinergia para os próximos anos. Apenas o que é efetivamente diferente nesse dia e nessa semana.
Os grupos que recebem informação no Day 1 não são intercambiáveis quanto ao que precisam. Os colaboradores querem saber se o seu contrato, o seu superior hierárquico ou o seu local de trabalho vai mudar. Os clientes querem saber se o seu ponto de contacto, o seu contrato ou a sua faturação permanecem iguais. Os fornecedores querem saber a quem fornecem agora e a quem faturam. As entidades reguladoras e os emissores de licenças querem saber se está em curso uma notificação ou transferência. Cada grupo precisa de uma mensagem diferente, num momento diferente, através de um canal diferente. Quem juntar tudo isto numa única comunicação geral não responde por completo às perguntas de ninguém. A questão quem decide o quê no Day 1 está diretamente relacionada com isto: antes de algo ser comunicado, tem de estar claro quem pode decidir exatamente o que se diz e quando.
O conteúdo da comunicação de Day 1 divide-se num número limitado de categorias, e essas devem ser preenchidas de acordo com cada situação, não inventadas.
Os factos jurídicos: qual a entidade proprietária, qual a forma jurídica da contraparte contratual, e se isso muda para o destinatário da mensagem. Isto liga-se aos passos de forma jurídica que devem estar concluídos no Day 1 — se esses ainda não estiverem concluídos, isso não é algo para omitir nem exagerar na comunicação, mas sim para comunicar exatamente como está.
Os factos operacionais: o ponto de contacto permanece o mesmo, o endereço para faturas muda, o número de telefone para suporte muda. Numa aquisição com uma componente transfronteiriça, acrescenta-se uma camada que não existe sem a dimensão internacional: o que deve estar organizado no Day 1 numa aquisição transfronteiriça afeta diretamente o que pode dizer nesse dia. Sem isso resolvido, qualquer afirmação sobre faturação, entrega ou prestação de serviços ao estrangeiro é um palpite.
Os factos contratuais: os acordos existentes continuam a vigorar, existe uma cláusula de change-of-control que exige uma notificação, um cliente ou fornecedor tem de assinar algo. É precisamente por isso que os contratos que exigem atenção no Day 1 numa aquisição transfronteiriça têm de ser primeiro mapeados: comunicar que nada muda, quando um contrato contém uma obrigação de notificação que não foi cumprida, é uma promessa que não se sustenta.
Os factos financeiros: a instrução de pagamento permanece a mesma, o número de conta muda, existe um período de transição em que dados antigos e novos coexistem. Isto relaciona-se com o que acontece aos pagamentos numa aquisição transfronteiriça: uma mensagem aos clientes sobre a faturação só pode ser enviada quando estiver definido o que efetivamente vai acontecer, não o que se pretende.
Os factos de acessibilidade: todos ainda conseguem fazer login, o e-mail funciona, o edifício está acessível. Isto liga-se aos acessos que devem estar corretos no Day 1 numa aquisição transfronteiriça — uma mensagem a afirmar que os sistemas continuam a funcionar só é responsável enviar depois de verificado, não presumido.
A comunicação de Day 1 não é o lugar para objetivos de sinergia, planos de reorganização ou cenários futuros. A partir do momento em que estes se infiltram, a mensagem passa de tranquilização factual para especulação, e isso levanta mais perguntas do que as que responde. O que mudará no dia cem é uma mensagem diferente com um motivo diferente — essas duas coisas não devem misturar-se.
Nem todas as partes da organização merecem a mesma rapidez ou o mesmo nível de detalhe na comunicação. Alguns equipas, clientes ou sistemas permanecem tão intocados que uma mensagem extensa gera mais inquietação do que a que remove. A questão de saber se algo deve ser comunicado porque é possível, ou apenas porque é necessário, deve ser colocada de novo para cada elemento — também aqui se aplica que juntar ou anunciar não é um automatismo, mas uma escolha que se faz de novo, caso a caso.
Os geradores para a linha de base de sinergias, o plano de Day 1 e o plano de Day 100, juntamente com o gabinete de integração para o acompanhamento de benefícios e a lista de decisão sobre o que integrar e o que não integrar, ainda estão em construção. Quem quiser utilizar isto assim que estiver disponível pode inscrever-se na lista de espera.
A elaboração de mensagens de Day 1 para cada público-alvo, em cada idioma e para cada região, é exatamente o tipo de trabalho repetível e semelhante a uma checklist em que a pergunta é quanto disso uma equipa ainda precisa de fazer por si própria. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual a parte que pode ser assumida pela IA, tornando claro onde o tempo das pessoas continua realmente necessário e onde não é o caso.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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