Kennisbank

Παρακολούθηση συνεργιών με σύστημα φαναριών: τι πρέπει να υπάρχει από πίσω

Ένα φανάρι είναι μια σύνοψη, όχι μια ανάλυση. Πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο λέει κάτι για την κατάσταση μιας συνέργειας τη στιγμή που κάποιος την κοιτάζει, αλλά δεν λέει τίποτα για το γιατί η κατάσταση είναι έτσι, ποιος μπορεί να κάνει κάτι γι' αυτό, και τι πρέπει να συμβεί πριν αλλάξει το χρώμα. Όποιος στήνει έναν παρακολουθητή συνεργιών μόνο με χρώματα, έχει κατασκευάσει ένα εργαλείο αναφοράς χωρίς εργαλείο διαχείρισης από πίσω. Αυτό λειτουργεί μέχρι να κολλήσει η πρώτη συνέργεια, και τότε αποδεικνύεται ότι κανείς δεν μπορεί να πει τι ακριβώς κολλάει.

Ένα φανάρι χωρίς παραδοχή είναι ένα τυχερό παιχνίδι

Κάθε συνέργεια βασίζεται σε μια παραδοχή: μια αύξηση τιμής που θα γίνει αποδεκτή, έναν προμηθευτή που δίνει χαμηλότερο τιμολόγιο σε συνδυασμένο όγκο, μια ομάδα που μπορεί να συγχωνευθεί χωρίς να μειωθεί ο κύκλος εργασιών. Αυτή η παραδοχή καθορίζει αν η συνέργεια είναι ρεαλιστική, και αυτή η παραδοχή είναι επίσης το πρώτο πράγμα που πρέπει να ελέγξετε όταν αλλάζει η κατάσταση. Μια συνέργεια που περνάει από πράσινο σε πορτοκαλί δεν είναι ενδιαφέρουσα επειδή αλλάζει το χρώμα. Είναι ενδιαφέρουσα επειδή έχει συμβεί κάτι με την παραδοχή από πίσω — ο προμηθευτής διαπραγματεύεται πιο σκληρά απ' όσο αναμενόταν, ο πελάτης αντιδρά διαφορετικά από το αναμενόμενο, η ομάδα αποδεικνύεται μικρότερη από ό,τι υποδείκνυε η λίστα προσωπικού. Χωρίς να καταγράψετε αυτή την παραδοχή δίπλα στο φανάρι, καταγράφετε μόνο ότι υπάρχει πρόβλημα, όχι τι είναι το πρόβλημα. Ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε και καταγράφετε την παραδοχή πίσω από ένα ποσό συνέργειας καθορίζει αν το φανάρι θα μπορεί να ερμηνευτεί αργότερα.

Ένα φανάρι χωρίς ιδιοκτήτη είναι διάκοσμος

Το δεύτερο ερώτημα σε κάθε φανάρι είναι ποιος το κοιτάζει και ποιος μπορεί να αντιδράσει σε αυτό. Μια συνέργεια που είναι στο κόκκινο και για την οποία κανείς δεν είναι υπεύθυνος, παραμένει στο κόκκινο μέχρι κάποιος να έχει τυχαία τον χρόνο και την εντολή να την κοιτάξει. Αυτό συνήθως είναι πολύ αργά, ή δεν συμβαίνει καθόλου. Ο ιδιοκτήτης μιας συνέργειας δεν είναι αυτόματα αυτός που πρότεινε τη συνέργεια στο επιχειρηματικό σχέδιο, ούτε αυτόματα ο Οικονομικός Διευθυντής επειδή πρόκειται για χρήματα. Ο ιδιοκτήτης είναι αυτός που μπορεί να αξιολογήσει την παραδοχή, να επηρεάσει την πρόοδο, και να λογοδοτήσει αν η συνέργεια δεν υλοποιηθεί. Ποιος πρέπει να είναι αυτός ο ιδιοκτήτης διαφέρει ανά συνέργεια και ανά οργανισμό, αλλά το ερώτημα πρέπει να τίθεται για κάθε γραμμή στον παρακολουθητή, όχι εκ των υστέρων όταν κάτι πάει στραβά.

Τι μετρά ένα φανάρι, όχι μόνο τι δείχνει

Ένα τρίτο σημείο που συχνά λείπει: σε τι βασίζεται το χρώμα. Το πράσινο μπορεί να σημαίνει ότι το σχέδιο εξελίσσεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, ή μπορεί να σημαίνει ότι κανείς δεν έχει ελέγξει πρόσφατα αν το σχέδιο εξακολουθεί να είναι σωστό. Αυτά τα δύο δεν είναι το ίδιο, και ένας παρακολουθητής που δεν καταγράφει αυτή τη διαφορά δίνει ψεύτικη ασφάλεια. Η παρακολούθηση με φανάρια λειτουργεί μόνο όταν υπάρχει ένα σταθερό σημείο μέτρησης κάτω από κάθε συνέργεια: ένα συγκεκριμένο νούμερο, ένα ορόσημο, μια συμβατική ημερομηνία, κάτι που μπορεί να ελεγχθεί αντικειμενικά ανεξάρτητα από την κρίση του ιδιοκτήτη. Διαφορετικά, το φανάρι γίνεται μια διάθεση αντί για μια μέτρηση.

Σε αυτό εντάσσεται και μια στιγμή ελέγχου που δεν εξαρτάται από την τύχη. Ορισμένες συνέργειες είναι χρονικά καθορισμένες — πρέπει να υλοποιηθούν πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης σύμβασης ή έναν συγκεκριμένο κύκλο αναδιοργάνωσης — και άλλες είναι συνεχείς. Πώς και πότε ελέγχετε αν μια συνέργεια είναι ακόμη εφικτή καθορίζει αν το φανάρι θα αλλάξει έγκαιρα ή μόνο μετά που η ευκαιρία για διορθωτική παρέμβαση θα έχει ήδη περάσει.

Το ερώτημα που παραμένει σε κάθε φανάρι

Ένας παρακολουθητής με φανάρια προσκαλεί να διοικείτε προς την υλοποίηση: πώς φέρνουμε αυτή τη συνέργεια από το πορτοκαλί στο πράσινο. Αυτό δεν είναι πάντα το σωστό ερώτημα. Μερικές φορές η απάντηση είναι ότι η συνέργεια δεν έπρεπε να υπάρχει, επειδή η τεκμηρίωση ήταν αδύναμη ήδη από την αρχή, ή επειδή η δραστηριότητα ενσωμάτωσης που απαιτείται για την υλοποίησή της κοστίζει περισσότερο — σε χρόνο, προσοχή, κουλτούρα — από όσο αποφέρει η συνέργεια. Ένα κόκκινο φανάρι δεν είναι αυτόματα ένα πρόβλημα που πρέπει να λυθεί πιέζοντας πιο σκληρά. Μπορεί επίσης να είναι ένα σημάδι ότι η συνέργεια πρέπει να διαγραφεί, ή ότι οι δύο οργανισμοί σε αυτό το σημείο θα ήταν καλύτερα να συνεχίσουν να λειτουργούν ξεχωριστά. Πώς τεκμηριώνετε μια συνέργεια πριν εισέλθει στον παρακολουθητή, καθορίζει πόσο περιθώριο υπάρχει για να θέσετε αυτό το ερώτημα αργότερα χωρίς απώλεια κύρους.

Ο χρονισμός όλου αυτού συνδέεται με το τι έχει ήδη ρυθμιστεί από την Ημέρα 1. Ορισμένα φανάρια μπορούν να γίνουν πράσινα μόνο όταν έχουν μεταφερθεί ορισμένες συμβάσεις ή συστήματα, και τι πρέπει να έχει ήδη ρυθμιστεί την Ημέρα 1 καθορίζει ποιες συνέργειες μπορούν να παρακολουθούνται από την πρώτη ημέρα και ποιες θα εμφανιστούν μόνο αργότερα.

Από το φανάρι στην εργασία

Κάθε φανάρι που είναι στο πορτοκαλί ή στο κόκκινο, αντιπροσωπεύει τελικά εργασία: μια ανάλυση που πρέπει να επαναληφθεί, μια σύμβαση που πρέπει να αναθεωρηθεί, μια ομάδα που πρέπει να στήσει μια νέα διαδικασία. Πριν αναθέσετε αυτή την εργασία, είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πόση από αυτή την εργασία μπορεί να αναλάβει ένα σύστημα και πόση παραμένει ανθρώπινη εργασία. Το werkscan του FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI, δίνοντας μια ένδειξη για το πού ελευθερώνεται capaciteit για να αναλάβει ακριβώς αυτό το είδος εργασίας συνεργιών χωρίς να ακινητοποιηθεί ο υπόλοιπος οργανισμός.