Kennisbank

Acompanhar sinergias com um sistema de semáforos: o que deve estar por trás

Um semáforo é um resumo, não uma análise. Verde, amarelo ou vermelho diz algo sobre o estado de uma sinergia no momento em que alguém olha para ela, mas não diz nada sobre porque esse estado é assim, quem pode fazer algo a esse respeito, e o que precisa acontecer antes que a cor mude. Quem monta um rastreador de sinergias apenas com cores construiu uma ferramenta de relato sem uma ferramenta de gestão por trás. Isso funciona até a primeira sinergia encravar, e então verifica-se que ninguém sabe dizer exatamente o que está encravado.

Um semáforo sem premissa é um palpite

Cada sinergia repousa sobre uma premissa: um aumento de preço que é aceite, um fornecedor que dá uma tarifa mais baixa com volume combinado, uma equipa que pode ser fundida sem que a receita caia. Essa premissa determina se a sinergia é realista, e essa premissa é também a primeira coisa que deve verificar quando o estado muda. Uma sinergia que passa de verde para amarelo não é interessante porque a cor muda. É interessante porque algo aconteceu com a premissa por trás dela — o fornecedor negoceia com mais força do que se pensava, o cliente reage de forma diferente do esperado, a equipa revela-se mais pequena do que a lista de pessoal sugeria. Sem registar essa premissa junto ao semáforo, regista apenas que há um problema, não qual é o problema. Como formula e regista a premissa sob um valor de sinergia determina se o semáforo ainda poderá ser interpretado mais tarde.

Um semáforo sem responsável é decoração

A segunda pergunta em cada semáforo é quem olha para ele e quem pode reagir. Uma sinergia que está no vermelho e pela qual ninguém é responsável fica no vermelho até que alguém, por acaso, tenha o tempo e o mandato para olhar para ela. Isso costuma ser tarde demais, ou simplesmente não acontece. O responsável por uma sinergia não é automaticamente quem a propôs no plano de negócios, nem automaticamente o CFO só porque envolve dinheiro. O responsável é quem pode avaliar a premissa, influenciar o progresso e responder por ela se a sinergia não se concretizar. Quem deve ser esse responsável varia por sinergia e por organização, mas a pergunta deve ser feita em cada linha do rastreador, não a posteriori quando algo corre mal.

O que um semáforo mede, não apenas o que mostra

Um terceiro ponto que muitas vezes falta: em que se baseia a cor. Verde pode significar que o plano está no cronograma, ou pode significar que ninguém verificou recentemente se o plano ainda está correto. Essas duas coisas não são o mesmo, e um rastreador que não regista essa diferença dá uma falsa sensação de segurança. Acompanhar com semáforos só funciona se houver um ponto de medição fixo por trás de cada sinergia: um número concreto, um marco, uma data contratual, algo que possa ser verificado objetivamente, independentemente do julgamento do responsável. Caso contrário, o semáforo torna-se um estado de espírito em vez de uma medição.

A isso junta-se um momento de verificação que não depende do acaso. Algumas sinergias estão ligadas ao tempo — precisam de se concretizar antes de uma determinada data de vencimento de contrato ou de uma determinada ronda de reorganização — e outras são contínuas. Como e quando verifica se uma sinergia ainda é viável determina se o semáforo muda a tempo ou só depois de a oportunidade de corrigir já ter passado.

A pergunta que permanece em cada semáforo

Um rastreador com semáforos convida a gerir em função da concretização: como fazemos esta sinergia passar de amarelo para verde. Essa não é sempre a pergunta certa. Por vezes a resposta é que a sinergia não devia ter existido, porque a fundamentação já era fraca desde o início, ou porque a atividade de integração necessária para a realizar custa mais — em tempo, atenção, cultura — do que a sinergia rende. Um semáforo vermelho não é automaticamente um problema que deve ser resolvido empurrando com mais força. Também pode ser um sinal de que a sinergia deve ser eliminada, ou de que as duas organizações, nesse ponto, ficam melhor a trabalhar separadamente. Como fundamenta uma sinergia antes de entrar no rastreador determina quanto espaço há para colocar essa pergunta mais tarde sem perda de face.

O momento de tudo isto está ligado ao que já foi acordado no Day 1. Alguns semáforos só podem passar a verde depois de determinados contratos ou sistemas terem sido transferidos, e o que deve estar já acordado no Day 1 determina quais sinergias podem ser acompanhadas desde o primeiro dia e quais só entram em foco mais tarde.

Do semáforo ao trabalho

Cada semáforo que está em amarelo ou vermelho representa, em última instância, trabalho: uma análise que tem de ser refeita, um contrato que tem de ser revisto, uma equipa que tem de montar um novo processo. Antes de distribuir esse trabalho, é útil saber quanto desse trabalho um sistema pode assumir e quanto continua a ser trabalho humano. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, o que dá uma indicação de onde surge capacidade para dedicar exatamente a esse tipo de trabalho de sinergias, sem que o resto da organização fique parado.