In un'acquisizione transfrontaliera, il Day 1 coincide con il primo giorno lavorativo dopo il closing in più giurisdizioni, più lingue e più aspettative contemporaneamente. Ciò che comunicate quel giorno, e ciò che non comunicate, determina in gran parte se i dipendenti, i clienti e le autorità di controllo percepiscono l'acquisizione come un processo ordinato o come una sorpresa alla quale devono reagire da soli.
L'ordine della comunicazione non è una questione di protocollo, ma una questione di rischio. In molte giurisdizioni esiste un obbligo di informazione o consultazione nei confronti dei consigli aziendali o dei sindacati prima che i dipendenti vengano informati in modo estensivo, e il non rispetto di tale obbligo può incidere sul closing stesso. Contemporaneamente, alcune autorità di controllo o borse valori si aspettano una comunicazione pubblica simultanea. Questi due obblighi possono entrare in conflitto, e quale abbia la precedenza dipende dal paese, dal settore e dalla forma dell'operazione. Chi riceve quale informazione in quale momento non è quindi una scelta comunicativa ma giuridica, e chi decide cosa comunicare il Day 1 in un'acquisizione transfrontaliera è la domanda che precede questa.
Un messaggio per il Day 1 che resti valido in più paesi contiene di norma un insieme limitato di elementi: che la transazione è stata conclusa, cosa cambia concretamente quel giorno per il cliente o il dipendente e cosa no, chi è il primo punto di contatto, e quali decisioni non sono ancora state prese. Quest'ultimo punto viene spesso trascurato, mentre è proprio ciò che offre lo spazio per cambiare rotta in seguito senza perdere credibilità. Ciò che deve essere effettivamente regolato prima che questo messaggio possa essere diffuso — contratti, sistemi, poteri decisionali — è descritto in cosa deve essere regolato il Day 1; la comunicazione segue questi fatti, non il contrario.
Il messaggio in sé è per lo più un quadro generale; gli elementi obbligatori al suo interno variano da giurisdizione a giurisdizione. In alcune giurisdizioni è obbligatoria una comunicazione scritta ai dipendenti entro un termine fisso, in altre prevale una comunicazione agli azionisti e la comunicazione ai dipendenti è priva di forma vincolante. Quali siano questi passaggi per i paesi coinvolti nella vostra operazione è illustrato in quali passaggi legati alla forma giuridica riguardano il Day 1 in un'acquisizione transfrontaliera. Senza questo passaggio, si rischia che il messaggio centrale sia corretto, ma che l'obbligo locale venga trascurato.
Ciò che potete e dovete comunicare a un cliente o a un fornitore il Day 1 dipende spesso da clausole già presenti nel contratto: clausole di change of control, accordi di esclusività, obblighi di notifica in caso di cambio di proprietà. Informare un cliente prima che un obbligo contrattuale lo richieda può generare inquietudine non necessaria; informarlo troppo tardi può costituire una violazione contrattuale. Quali contratti debbano essere esaminati in anticipo per questo motivo è indicato in quali contratti richiedono attenzione il Day 1. Questo quadro determina in parte quali clienti ricevono un messaggio personale e quali una comunicazione generica.
La comunicazione del Day 1 non è il momento per annunciare la struttura organizzativa, i titoli delle funzioni o i piani di sinergia. Questo tipo di decisioni rientra di norma nel periodo successivo, e anticiparle nel primo messaggio crea aspettative non ancora fondate. Quali decisioni rientrino invece nel primo periodo e in quale momento è indicato in quali decisioni rientrano nei primi cento giorni. La distinzione tra ciò che viene detto ora e ciò che seguirà in seguito è essa stessa un messaggio: dimostra che esiste un processo, anche se il risultato non è ancora definito.
Anche per la comunicazione vale la domanda se tutto ciò che intendete dire debba davvero essere comunicato contemporaneamente. Alcuni elementi — marchi, sistemi clienti, entità giuridiche — restano deliberatamente separati, talvolta per un lungo periodo, talvolta in modo strutturale. Un messaggio per il Day 1 che suggerisce un'integrazione su ogni fronte mentre tale decisione non è ancora stata presa crea aspettative che dovrete poi ritrattare. L'incertezza su cosa venga integrato e cosa no è essa stessa qualcosa da ordinare, e come ordinare le decisioni in base al costo dell'incertezza offre una classificazione in tal senso, indipendentemente da cosa comunicate.
I generatori per la baseline delle sinergie, il piano Day 1 e il piano Day 100 servono a raccogliere queste dipendenze — giuridiche, contrattuali, organizzative — in un unico quadro d'insieme prima che venga scritto il testo di un messaggio per il Day 1. Lo strumento pone le domande e ordina le dipendenze; non scrive un messaggio per voi e non garantisce alcun risultato. Lo strumento è in fase di sviluppo. Chi desidera utilizzarlo non appena sarà disponibile può iscriversi alla lista d'attesa.
La redazione di un messaggio per il Day 1 in più lingue e giurisdizioni, con il coordinamento tra reparto legale, risorse umane e comunicazione, è composta da una serie di attività parziali che si possono scomporre: traduzione, verifica giuridica per ciascun paese, coordinamento dei messaggi tra i vari livelli. Quale parte di questo lavoro possa essere accelerata con l'IA, e quale no, è esattamente ciò che analizza la scansione del lavoro di FTE TO AI: essa calcola, per ciascuna attività, quale parte del lavoro può essere automatizzata, in modo che sappiate dove guadagnare tempo prima che scatti l'orologio del Day 1.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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