Numa aquisição transfronteiriça, o Day 1 coincide com o primeiro dia de trabalho após o closing em várias jurisdições, várias línguas e vários padrões de expectativa ao mesmo tempo. O que comunica nesse dia, e o que não comunica, determina em grande parte se os colaboradores, clientes e reguladores veem a aquisição como um processo organizado ou como uma surpresa à qual têm de reagir por conta própria.
A ordem da comunicação não é uma questão de protocolo, é uma questão de risco. Em muitas jurisdições existe um dever de informação ou de consulta a conselhos de trabalhadores ou sindicatos antes de os colaboradores serem informados de forma mais ampla, e não seguir esse dever pode afetar o próprio closing. Ao mesmo tempo, alguns reguladores ou bolsas de valores esperam uma comunicação pública simultânea. Estas duas obrigações podem colidir, e qual delas tem prioridade depende do país, do setor e da forma do negócio. Quem recebe qual momento não é, por isso, uma escolha de comunicação, mas uma questão jurídica, e quem decide o quê no Day 1 numa aquisição transfronteiriça é a pergunta que a antecede.
Uma mensagem de Day 1 que se mantém válida em vários países contém geralmente um conjunto limitado de elementos: que a transação foi concluída, o que muda concretamente nesse dia para o cliente ou colaborador e o que não muda, quem é o primeiro ponto de contacto, e quais as decisões que ainda não foram tomadas. Este último ponto é muitas vezes esquecido, quando na verdade é o que dá espaço para mudar de rumo mais tarde sem perda de credibilidade. O que efetivamente precisa de estar resolvido antes de esta mensagem poder ser divulgada — contratos, sistemas, competências — está descrito em o que deve estar resolvido no Day 1; a comunicação segue esses factos, não o inverso.
A mensagem em si é normalmente um enquadramento; os elementos obrigatórios nela variam por jurisdição. Numa jurisdição é obrigatória uma notificação escrita aos colaboradores dentro de um prazo fixo, noutra prevalece uma comunicação aos acionistas e a comunicação aos colaboradores é livre de forma. Quais são esses passos para os países envolvidos no seu negócio está detalhado em quais os passos de forma jurídica que são Day 1 numa aquisição transfronteiriça. Sem esse passo, corre o risco de a mensagem central estar correta, mas a obrigação local ser omitida.
O que pode e deve dizer a um cliente ou fornecedor no Day 1 está muitas vezes ligado a cláusulas já existentes no contrato: cláusulas de change-of-control, acordos de exclusividade, obrigações de notificação em caso de alteração de propriedade. Informar um cliente antes de existir motivo contratual para tal pode gerar inquietação desnecessária; informar tarde de mais pode constituir incumprimento contratual. Quais os contratos que, por essa razão, devem ser revistos antecipadamente está indicado em que contratos exigem atenção no Day 1. Esse levantamento determina, em parte, que clientes recebem uma mensagem pessoal e quais recebem uma comunicação genérica.
A comunicação do Day 1 não é o momento para anunciar a estrutura organizacional, os títulos das funções ou os planos de sinergias. Esse tipo de decisões cabe geralmente ao período seguinte, e anteciparmo-nos a elas na primeira mensagem cria expectativas que ainda não estão fundamentadas. Quais as decisões que pertencem efetivamente aos primeiros cem dias, e em que momento, está indicado em que decisões pertencem aos primeiros cem dias. A distinção entre o que se diz agora e o que se diz mais tarde é, em si mesma, uma mensagem: mostra que existe um processo, mesmo que o resultado ainda não esteja definido.
Também na comunicação se aplica a pergunta de saber se tudo o que pretende dizer tem mesmo de avançar em simultâneo. Alguns elementos — marcas, sistemas de clientes, entidades jurídicas — mantêm-se deliberadamente separados, por vezes durante um longo período, por vezes de forma estrutural. Uma mensagem de Day 1 que sugere integração em todas as frentes quando essa decisão ainda não foi tomada cria expectativas que depois tem de desfazer. A incerteza sobre o que se junta e o que não se junta é, em si, algo a organizar, e como ordenar decisões pelo custo da incerteza oferece uma estrutura para isso, independentemente do que comunica.
Os geradores de linha de base de sinergias, plano de Day 1 e plano de Day 100 destinam-se a reunir estas dependências — jurídicas, contratuais, organizacionais — numa visão única antes de se escrever o texto de uma mensagem de Day 1. A ferramenta faz as perguntas e organiza as dependências; não escreve uma mensagem por si e não garante nenhum resultado. A ferramenta está em construção. Quem quiser utilizá-la assim que estiver disponível pode inscrever-se na lista de espera.
A elaboração de uma mensagem de Day 1 em várias línguas e jurisdições, com coordenação entre jurídico, RH e comunicação, é composta por uma série de subtarefas que podem ser divididas: tradução, verificação jurídica por país, alinhamento de mensagens entre níveis. Que parte desse trabalho pode ser acelerada com IA, e que parte não pode, é exatamente o que o scan de trabalho da FTE TO AI analisa: calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida, para que saiba onde ganhar tempo antes de o relógio do Day 1 começar a contar.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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