Day 1 on päivä, jona kauppa on juridisesti tosiasia ja organisaation on ensimmäistä kertaa toimittava yhtenä kokonaisuutena, tai ainakin sen ei saa jumittua. Se on eri kysymys kuin synergian perusviiva tai Day 100 -suunnitelma. Day 1:nä kyse ei ole arvon luomisesta, vaan siitä, että estetään arvon valuminen pois jonkin yksinkertaisen asian takia, jota ei ollut järjestetty: laskun, jota ei voida maksaa, työntekijän, jolla ei ole enää käyttöoikeutta, asiakkaan, jolle kukaan ei ole tiedottanut.
On houkuttelevaa täyttää Day 1 ambitiolla: ensimmäiset askeleet kohti synergiaa, ensimmäinen organisaatiomuutos, ensimmäinen yhteinen aloite. Ne kuuluvat Day 100 -suunnitelmaan, ei Day 1:een. Day 1 koskee jatkuvuutta. Kysymys ei ole siitä, mikä voisi olla parempaa, vaan siitä, mikä menee rikki, jos mitään ei tehdä. Kun näitä kahta listaa sekoitetaan, on riski, että ensimmäisenä päivänä energiaa käytetään asioihin, jotka voivat odottaa, kun taas jokin, joka ei voi odottaa, jää hoitamatta.
Day 1 -ongelmat keskittyvät rajalliseen määrään osa-alueita, ja ne ovat jokaisessa kaupassa jokseenkin samat, vaikka sisältö vaihtelee tilanteen mukaan.
Toimittajien, asiakkaiden ja rahoittajien kanssa tehdyt sopimukset sisältävät usein määräyksiä, jotka koskevat määräysvallan muutosta. Mitkä ne ovat ja mitä ne edellyttävät, vaihtelee sopimuksesta toiseen, ja juuri siihen paneutuu mitkä sopimukset vaativat Day 1 -huomiota.
Maksut jatkuvat oikeudellisesta rakenteesta riippumatta. Palkat, laskut, perinnät: jos taustalla olevaa pankkirakennetta tai hyväksymisketjua ei ole testattu etukäteen, syntyy riski, että Day 1:nä jokin on lukittu paikoillensa, mutta kukaan ei voi toteuttaa sitä. Se, mitä tässä usein aliarvioidaan, on kuvattu kohdassa mitä maksuille tapahtuu Day 1:nä.
Järjestelmien, kiinteistöjen ja tilien käyttöoikeuksien on oltava kunnossa itse päivänä, ei viikkoa myöhemmin. Tämä on osa-alue, jolla vahinko on usein toiminnallista, ei taloudellista: ihmiset, jotka eivät pääse töihin, asiakastietoja, jotka eivät ole saatavilla, IT-osasto, joka joutuu ratkomaan reaktiivisesti sen, mikä olisi voitu selvittää etukäteen. Mitkä käyttöoikeudet tämä konkreettisesti koskee, vaihtelee organisaatiosta toiseen ja on avattu kohdassa mitkä käyttöoikeudet on oltava kunnossa Day 1:nä.
Viestintä työntekijöille, asiakkaille ja joskus markkinoille on erillinen osa-alue, jolla on omat aikataulunsa ja omat riskinsä: sanotaan liian aikaisin jotain, joka ei ole vielä varmaa, tai vaietaan liian pitkään jostain, joka vuotaa jo julkisuuteen. Mitä sinä päivänä kerrotaan ja kenelle, on selitetty kohdassa mitä viestitte Day 1:nä.
Päätösvalta on osa-alue, joka jää helpoimmin väliin, koska se ei näytä konkreettiselta toimenpiteeltä, mutta ellei nimenomaisesti vastata siihen, kuka saa Day 1:nä päättää menoista, henkilöstöstä ja asiakaskontakteista, syntyy viivettä juuri sillä hetkellä, kun nopeutta tarvitaan enemmän kuin koskaan. Tätä kysymystä käsitellään kohdassa kuka päättää mitä Day 1:nä.
Oikeudellisen muodon toimenpiteillä, kuten hallituksen vaihdosten muodollisella voimaantulolla tai valtuutusten muuttamisella, on usein lakisääteinen määräaika, joka ei ole sama kuin päivämäärä, jota kauppatiimit itse käyttävät. Mitkä toimenpiteet nämä ovat, on avattu kohdassa mitkä oikeudellisen muodon toimenpiteet Day 1 vaatii.
Myös tässä pätee kysymys, joka kuuluu integraation joka osaan: on tämän todella tapahduttava yhdessä, ja on tämän tapahduttava juuri Day 1:nä. Ei jokainen sopimus vaadi välitöntä toimenpidettä, ei jokaista järjestelmää tarvitse liittää yhteen juuri sinä päivänä, eikä jokaisella osastolla ole kiire. Day 1 -lista, joka sisältää kaiken, mikä joskus on järjestettävä, ei ole enää Day 1 -lista, vaan naamioitu integraatiosuunnitelma väärällä nimikkeellä. Erottelu siitä, mitä on oltava kunnossa Day 1:nä ja mikä voi odottaa Day 100:aan tai myöhemmäksi, on itsessään päätös, joka on kirjattava, ei itsestäänselvyys.
mergerintegration.netin Day 1 -generaattori jäsentää näitä osa-alueita listaksi, joka vastaa kyseessä olevaa kauppaa: mitkä sopimukset, mitkä järjestelmät, mitkä viestintähetket, mitkä päätökset. Integraatiotoimisto seuraa, mikä kohdasta on saatu valmiiksi, mitä riippuvuuksia kohtien välillä on, ja mitkä valinnat on tehty tarkoituksellisesti jättämällä jokin tekemättä. Se on työkalu, joka tuottaa jäsennystä ja esittää kysymyksiä siitä, mitä on tehtävä ja mitä ei; se ei ole näyttö toteutuneesta työstä eikä takuu siitä, että integraatio sujuu kitkatta.
Työkalu on rakenteilla. Ne, jotka haluavat käyttää sitä sen valmistuttua, voivat ilmoittautua jonotuslistalle.
Day 1 -lista koostuu tehtävistä: sopimusten lukemisesta, maksujen testaamisesta, käyttöoikeuksien tarkistamisesta, viestien muotoilemisesta, päätösten kirjaamisesta. Osa näistä tehtävistä on suurelta osin ihmistyötä, toiset koostuvat suurelta osin jo saatavilla olevan tiedon läpikäymisestä ja jäsentämisestä. Se, mikä osa tästä työstä voidaan nopeuttaa tekoälyllä ja mikä ei, vaihtelee tehtävästä toiseen. FTE TO AI:n työskennaus laskee tämän tehtäväkohtaisesti, jotta selviää, missä aikaa voidaan säästää ja missä ei.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.