Kennisbank

Day 1 след closing: какво трябва да е уредено още в този ден

Day 1 е денят, в който сделката юридически е факт и организацията за пръв път трябва да функционира като едно цяло, или най-малкото не бива да заседне. Това е различен въпрос от базовата линия на синергията или плана за Day 100. На Day 1 не става дума за създаване на стойност, а за предотвратяване на изтичане на стойност поради нещо просто, което не е било уредено: фактура, която не може да бъде платена, служител, който вече няма достъп, клиент, когото никой не е информирал.

Защо Day 1 е различен списък от Day 100

Съществува изкушението Day 1 да се напълни с амбиция: първите стъпки към синергия, първата организационна промяна, първата съвместна инициатива. Това принадлежи към плана за Day 100, не към Day 1. Day 1 е за непрекъснатост. Въпросът не е какво може да се подобри, а какво ще се счупи, ако не се направи нищо. Който смесва тези два списъка, рискува на първия ден енергията да отиде към нещата, които могат да почакат, докато нещо, което не може да чака, остава неразрешено.

Областите, които трябва да са наред на Day 1

Съществува ограничен брой области, в които се концентрират проблемите на Day 1, и те са приблизително еднакви за всяка сделка, макар съдържанието да варира в зависимост от ситуацията.

Договорите с доставчици, клиенти и финансиращи институции често съдържат клаузи, засегнати от промяна на контрола. Кои точно са те и какво изискват, е различно за всеки договор, и точно на това е посветена статията кои договори изискват внимание на Day 1.

Плащанията продължават да текат, независимо от юридическата структура. Заплати, фактури, инкасо: ако основната банкова структура или верига на одобрение не е тествана предварително, съществува риск на Day 1 да има нещо установено, което никой не може да изпълни. Какво често се подценява при това, е описано в какво се случва с плащанията на Day 1.

Достъпите до системи, сгради и профили трябва да са наред още в самия ден, не седмица по-късно. Това е област, в която щетите често не са финансови, а оперативни: хора, които не могат да работят, клиентски данни, които не са достъпни, ИТ отдел, който трябва реактивно да решава нещо, което можеше да бъде уточнено предварително. Кои достъпи конкретно се отнасят до това, се различава по организация и е разгледано в кои достъпи трябва да са наред на Day 1.

Комуникацията към служители, клиенти и понякога пазара е отделна област, със собствена времева линия и собствен риск: да се каже прекалено рано нещо, което все още не е сигурно, или да се мълчи прекалено дълго за нещо, което вече изтича навън. Какво се съобщава в този ден и на кого, е обяснено в какво съобщавате на Day 1.

Правото на решение е областта, която най-лесно се пропуска, защото не изглежда като конкретно действие, но без изричен отговор на въпроса кой на Day 1 има право да решава за разходи, персонал и контакт с клиенти, се създава забавяне точно в момента, когато скоростта е най-необходима. Този въпрос е разгледан в кой решава какво на Day 1.

Стъпките, свързани с правната форма, като официалното влизане в сила на промени в управлението или коригирането на пълномощия, често имат законов срок, който не съвпада с датата, използвана от самите екипи по сделката. Кои са тези стъпки, е разгледано в кои стъпки, свързани с правната форма, се изискват на Day 1.

Не всичко трябва да е готово на Day 1

И тук важи въпросът, който принадлежи към всяка част от интеграцията: трябва ли това наистина да се прави заедно, и трябва ли да се прави точно на Day 1. Не всеки договор изисква незабавно действие, не всяка система трябва да е свързана още в този ден, и не всеки отдел бърза. Списък за Day 1, който съдържа всичко, което някога трябва да бъде уредено, вече не е списък за Day 1, а прикрит план за интеграция с грешен етикет. Разграничението между това какво трябва да е готово на Day 1 и какво може да почака до Day 100 или по-късно, само по себе си е решение, което трябва да бъде фиксирано, а не нещо самоочевидно.

Каква е ролята на генератора и на интеграционния офис в това

Генераторът за Day 1 на mergerintegration.net структурира тези области в списък, съобразен с конкретната сделка: кои договори, кои системи, кои моменти на комуникация, кои решения. Интеграционният офис следи какво е приключено по всяка точка, какви зависимости съществуват между точките и какви избори са направени съзнателно, за да не се прави нещо. Това е инструмент, който дава структура и поставя въпроси за какво трябва и какво не трябва да се случи; той не е гаранция за резултат и не е гаранция, че интеграцията ще протече гладко.

Инструментът е в процес на разработка. Който желае да го използва веднага след като стане достъпен, може да се запише за списъка на чакащите.

Мостът към изпълнението

Списъкът за Day 1 се състои от задачи: преглед на договори, тестване на плащания, проверка на достъпи, формулиране на съобщения, документиране на решения. Някои от тези задачи са предимно човешка работа, други се състоят предимно от търсене и структуриране на информация, която вече е налична. Коя част от тази работа може да се ускори с изкуствен интелект и коя не, е различно за всяка задача. Работният скенер на FTE TO AI пресмята това по задача, така че да стане ясно къде има възможност за спестяване на време и къде няма.