Closing-päivänä ulkomaailman kannalta muuttuu tavallisesti vähän. Maksuja käsittelevien järjestelmien kannalta sisäisesti on saattanut muuttua paljon: pankkisuhteet, allekirjoitusoikeudet, entiteetit. Maksut, jotka eivät kulje läpi, ovat yksi harvoista integraatio-ongelmista, jotka näkyvät viikon sisällä toimittajille, työntekijöille ja asiakkaille. Tämän vuoksi tämä osa-alue kannattaa kartoittaa tarkasti etukäteen, riippumatta siitä, onko organisaation muu osa vielä yhdistetty.
Ensimmäinen kysymys on, jatkuuko palkkahallinto vanhalla entiteetillä vai siirtyykö se uuteen rakenteeseen. Jos oikeushenkilömuotoon tai pankkitiliin ei tule muutosta, riski on rajallinen. Jos oikeushenkilö, pankki tai palkanlaskennan palveluntarjoaja muuttuu, ennen closingin jälkeistä ensimmäistä palkanmaksukierrosta on oltava selvää, kuka saa hyväksyä maksutoimeksiannon, millä valtuutuksella ja miltä tililtä. Tämä valtuutus liittyy kysymykseen kuka päättää mistä Day 1:nä — palkanmaksut ovat tyypillisesti päätös, joka ei voi odottaa laajempaa integraatiosuunnitelmaa.
Jatkuvat maksusopimukset toimittajien kanssa on usein kirjattu vanhan entiteetin nimiin, tiettyyn tilinumeroon ja joskus tiettyyn hyväksyjän yhteyshenkilöön. Jos entiteetti muuttuu, on oltava selvää, hyväksyvätkö toimittajat uuden laskutusentiteetin keskeytyksettä ja määrittelevätkö sopimukset asiasta jotain. Tämä liittyy suoraan kysymykseen mitkä sopimukset vaativat huomiota Day 1:nä rajat ylittävässä kaupassa, koska osa toimittajasopimuksista sisältää change-of-control-lausekkeen, joka voi vaikuttaa maksuun tai toimitukseen.
Asiakkaiden, jotka maksavat suoraveloituksella tai kiinteälle tilinumerolle, on tiedettävä, mihin varautua — tai päinvastoin, ettei mikään muutu. IBAN-tunnuksen, nimen tai laskutusosoitteen muutos ilman ennakkoilmoitusta johtaa epäonnistuneisiin suoraveloituksiin ja viivästyneisiin maksuihin, mikä puolestaan aiheuttaa tarpeetonta hämmennystä asiakasvastaavien keskuudessa. Se, kommunikoidaanko tästä ja miten, liittyy laajempaan kysymykseen mitä viestitte Day 1:nä: muutos, jota ei selitetä, tulkitaan usein väärin.
Se, kuka saa valtuuttaa maksun, on usein kirjattu tilikohtaisesti ja summakohtaisesti. Closingin jälkeen muodollinen johto voi muuttua, vaikka pankki rekisteröi edelleen vanhat allekirjoitusoikeuden haltijat. Tämä kuilu — sen välillä, kuka on tosiasiassa vastuussa ja kenellä on pankin mukaan allekirjoitusoikeus — on yksi yleisimmistä Day 1 -ongelmista maksuissa. Se liittyy siihen, mitä oikeushenkilömuotoon liittyviä vaiheita on jo tehty, mikä on käsitelty kohdassa mitkä oikeushenkilömuotoon liittyvät vaiheet vaativat Day 1:tä, ja siihen, mikä järjestelmäpääsy on jo siirretty, katso mitkä käyttöoikeudet on oltava kunnossa Day 1:nä.
Jos organisaatio maksaa kansainvälisesti, mukaan tulee lisäkerroksia: paikalliset pankkivaatimukset, valuuttatilit, maakohtaisesti vaihtelevat paikalliset alv- tai palkkaverosäännöt. Se, mitä Day 1:nä on oltava järjestettynä rajat ylittävässä kaupassa, vaihtelee suuresti oikeudenkäyttöalueen mukaan ja on käsitelty kohdassa mitä Day 1:nä on oltava järjestettynä rajat ylittävässä kaupassa. Maksu, joka on yhdessä maassa rutiinitoimenpide, voi toisessa maassa vaatia erillisen hyväksynnän tai rekisteröinnin.
Jokaista maksuprosessia ei tarvitse yhdistää jo Day 1:nä. Maksujärjestelmien yhdistäminen, maksuehtojen harmonisointi tai pankkisuhteiden konsolidointi ovat päätöksiä, jotka usein sopivat paremmin Day 100 -suunnitelmaan kuin ensimmäiseen viikkoon. Kysymys, joka on kunkin vaiheen yhteydessä esitettävä, ei koske vain sitä, milloin jokin on mahdollista, vaan sitä, tuoko yhdistäminen sillä hetkellä arvoa vai lähinnä riskiä. Kaksi erillistä maksuprosessia, jotka toimivat hyvin, on joskus parempi lopputulos kuin hätiköity yhdistäminen, joka tuo mukanaan virheitä.
Day 1 -generaattori esittää maksut omana kategorianaan riippuvuuksineen: mitkä pankkivaltuutukset on hoidettava ensin, ennen kuin maksu voi kulkea läpi, mitkä sopimukset on tarkistettava ensin, ja mikä viestintä on lähdettävä ensin, ennen kuin asiakas muuttaa jotain omassa järjestelmässään. Integraatiotoimisto seuraa, mitkä näistä vaiheista on saatu valmiiksi ja mitkä ovat edelleen avoinna, jotta itse päivänä on käytettävissä kokonaiskuva sen sijaan, että toimenpiteet olisivat hajallaan eri ihmisten mielissä.
Kun on selvää, mitkä maksut on saatava kulkemaan läpi Day 1:nä, syntyy usein lista toistettavista tarkistuksista: tilinumeroiden tarkistaminen, valtuutusten varmistaminen, laskujen täsmäyttäminen uuteen entiteettiin. Suuri osa tästä työstä on toistuvaa ja virhealtista, kun se tehdään käsin aikapaineen alla. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa siitä voidaan siirtää AI:lle, jotta selviää, missä ihmisten on jatkossakin syytä valvoa asiaa ja missä järjestelmä voi tehdä ensimmäisen työvaiheen.
Jos odotatte pääsyä generaattoreihin ja integraatiotoimistoon, voitte ilmoittautua jonotuslistalle. Työkalu on rakenteilla; tässä kuvattu on rakenne, joka toimitetaan, ei palvelu, joka on jo saatavilla tilauksesta.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.