Numa aquisição transfronteiriça, o Day 1 é o momento em que colaboradores, clientes e fornecedores percebem, por primeira vez, que algo mudou, ou precisamente que não mudou. O acesso é, nesse aspeto, o elemento mais concreto: algo funciona, ou não funciona. Não há espaço para uma transição gradual neste ponto. Um cartão de acesso que não funciona, um login que é recusado ou uma conta que não paga são visíveis a partir do primeiro minuto.
Quais acessos são exatamente esses varia de negócio para negócio. A aquisição de uma empresa produtora com terrenos fabris próprios exige atenção a aspetos diferentes da aquisição de uma empresa de software com um ambiente totalmente baseado na nuvem. O que permanece é a necessidade de mapear este elemento por completo antes de a transação ser concluída, não depois.
O acesso a TI é, geralmente, a categoria maior. Pense em e-mail, ERP, CRM, sistemas de RH, software financeiro e eventuais portais de clientes. Numa transação transfronteiriça acresce a questão de quais sistemas diferem por país ou entidade, e quais vão ser partilhados. Um colaborador que no Day 1 não consegue iniciar sessão num sistema de que necessita diariamente representa um problema operacional, independentemente de como decorre depois a integração.
A questão que aqui é frequentemente ignorada é: os sistemas têm de ser unificados, ou podem continuar a coexistir até um momento posterior. Nem todos os acessos precisam de já estar integrados no Day 1; alguns só precisam de continuar a funcionar como funcionavam. A distinção entre "tem de funcionar" e "já tem de estar unificado" é um dos aspetos desenvolvidos em o que precisa de estar regulado no Day 1.
Cartões de acesso, chaves, códigos de alarme e acesso a salas de servidores ou armazéns são menos visíveis na fase de preparação, mas igualmente cruciais no próprio dia. Em aquisições com instalações em vários países, acresce a questão de quem tem competência para alterar estes acessos, e se isso deve ser regulado localmente ou de forma centralizada. Um fornecedor de serviços de segurança que num país trabalha por contrato e noutro por subscrição exige, já no Day 1, clareza sobre qual acordo é válido.
O acesso a contas bancárias, autorizações de pagamento e fluxos de caixa é uma categoria frequentemente subestimada. Quem pode aprovar um pagamento no Day 1, e a partir de que montante se situa o limite. Numa aquisição transfronteiriça acrescem ainda regras bancárias locais: uma autorização que basta num país pode não ser suficiente noutro sem documentação adicional. Os pagamentos salariais que caem próximo do Day 1 são um dos poucos aspetos em que o atraso não é opção.
Alguns acessos não são técnicos mas contratuais: um fornecedor que apenas fornece à pessoa jurídica tal como existia antes da transação, um cliente habituado a um ponto de contacto específico, um acordo de distribuição ligado a um nome. Quais alterações de forma jurídica isto afeta e o que já precisa de estar regulado no Day 1 é abordado em que passos de forma jurídica são exigidos no Day 1 numa aquisição transfronteiriça.
Nem todos os acessos têm a mesma urgência, e nem todos os acessos precisam de refletir já a situação final no Day 1. A questão de quem determina quais acessos permanecem temporariamente a coexistir e quais são imediatamente unificados é uma decisão que já tem de estar tomada antes de a transação ser concluída, não na própria manhã. A forma como essa tomada de decisão em torno do Day 1 é organizada está descrita em quem decide o quê no Day 1 numa aquisição transfronteiriça. Essas mesmas decisões relacionam-se com o que é comunicado externamente: um cliente que no Day 1 recebe um endereço de pagamento diferente sem qualquer explicação vive isso de forma diferente de um cliente que foi previamente informado, um aspeto tratado em o que comunica no Day 1 numa aquisição transfronteiriça.
A questão subjacente em cada acesso não é apenas "funciona", mas também "já precisa de estar unificado". Dois sistemas ERP podem continuar a funcionar em paralelo até que seja tomada uma decisão mais cuidadosa sobre a migração. Duas estruturas de contas bancárias podem continuar a existir separadamente até que as consequências fiscais e jurídicas da fusão tenham sido calculadas. O acesso no Day 1 é um requisito mínimo, não um incentivo para integrar tudo de forma acelerada. Quais decisões devem, sim, ser tomadas a curto prazo e quais merecem espaço para serem tomadas mais tarde está desenvolvido em que decisões pertencem aos primeiros cem dias.
Todos estes acessos: sistemas, edifícios, contas, contratos, precisam de estar mapeados, testados e atribuídos a um responsável antes do fecho da transação. No próprio Day 1 já não há tempo para descobrir que uma redefinição de senha exige um departamento de TI local que não está contactável, ou que uma autorização de pagamento tem de passar por uma procuração notarial ainda não elaborada. Os geradores e o gabinete de integração da mergerintegration.net destinam-se a inventariar este tipo de acessos de forma sistemática antes de a transação ser concluída, com uma lista de decisões que fixa o que tem de funcionar no Day 1 e o que só será unificado mais tarde.
O próprio processo de inventariar e atribuir todos estes acessos também representa trabalho: apurar quais sistemas existem, quem tem acesso a quê, quais contratos são afetados. Parte desse trabalho de apuramento pode ser estruturado e acelerado com IA. A werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual parte desse trabalho se qualifica para tal, de forma a que as pessoas responsáveis pelo Day 1 dediquem o seu tempo às decisões que exigem atenção, e não à recolha manual dos dados em que essas decisões se baseiam.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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