В деня на closing за външния свят обикновено се променя малко. За системите, които обработват плащания, вътрешно вече може да се е променило много: банкови взаимоотношения, право на подпис, юридически лица. Плащания, които не продължават, са един от малкото интеграционни проблеми, които стават видими в рамките на седмица за доставчици, служители и клиенти. Това прави тази част подходяща за предварително внимателно картографиране, независимо от въпроса дали останалата част от организацията вече е обединена.
Първият въпрос е дали администрирането на заплатите остава на старото юридическо лице или преминава към нова структура. Ако не се променя нищо по отношение на правната форма или банковата сметка, рискът е ограничен. Ако се променя юридическото лице, банката или доставчикът на payroll услуги, то преди първото изплащане на заплати след closing трябва да е ясно кой може да одобрява платежното нареждане, с какъв мандат и от каква сметка. Този мандат е свързан с въпроса кой решава какво на Day 1 — плащанията на заплати обикновено са решение, което не може да изчака по-широк интеграционен план.
Текущите платежни договорености с доставчици често са фиксирани на името на старото юридическо лице, с конкретен номер на сметка и понякога конкретно лице за контакт за одобрение. Ако юридическото лице се променя, трябва да е ясно дали доставчиците ще приемат ново фактуриращо лице без прекъсване и дали договорите съдържат разпоредби по този въпрос. Това пряко засяга въпроса кои договори изискват внимание на Day 1 при трансгранична сделка, тъй като някои договори с доставчици съдържат клауза за промяна на контрола, която може да засегне плащането или доставката.
Клиенти, които плащат чрез автоматичен директен дебит или плащат фактури на фиксиран номер на сметка, трябва да знаят какво да очакват — или точно обратното, да не забележат нищо. Промяна на IBAN, наименование или адрес за фактуриране без предварително известие води до неуспешни директни дебити и забавени плащания, което на свой ред създава ненужно безпокойство сред мениджърите по продажбите. Дали и как това се съобщава, е свързано с по-широкия въпрос какво съобщавате на Day 1: промяна, която не е обяснена, често се интерпретира погрешно.
Кой може да разреши плащане, обикновено е фиксирано за всяка сметка и за всяка сума. След closing формалното управление може да се промени, докато банката все още регистрира старите оправомощени лица за подпис. Тази пропаст — между кой е действително отговорен и кой има право да подписва според банката — е един от най-често срещаните проблеми на Day 1, свързани с плащания. Това е свързано с това какви стъпки за правна форма вече са направени, нещо подробно разгледано в какви стъпки за правна форма изисква Day 1, и с какъв достъп до системи вече е предаден, вижте какви достъпи трябва да са наред на Day 1.
Ако организацията плаща международно, се добавят допълнителни пластове: местни банкови изисквания, валутни сметки, местни правила за ДДС или данъци върху доходите, които се различават по държави. Какво трябва да бъде уредено на Day 1 при трансгранична сделка се различава силно по юрисдикция и е подробно разгледано в какво трябва да бъде уредено на Day 1 при трансгранична сделка. Плащане, което в една държава е рутинно действие, може в друга държава да изисква отделно одобрение или регистрация.
Не всеки платежен процес трябва да бъде обединен още на Day 1. Обединяването на платежни системи, хармонизирането на условията за плащане или консолидирането на банковите взаимоотношения са решения, които често по-добре се вписват в план за Day 100, отколкото в първата седмица. Въпросът, който трябва да се зададе при всяка от тези стъпки, не е само кога нещо е възможно, но и дали обединяването в този момент добавя стойност или предимно риск. Два отделни платежни процеса, които функционират добре, понякога са по-добър резултат от прибързано обединяване, което въвежда грешки.
Генераторът за Day 1 представя плащанията като отделна категория със зависимости: кои банкови мандати трябва да бъдат уредени първо, преди да може да се извърши плащане, кои договори трябва да бъдат проверени първо, и каква комуникация трябва да излезе първо, преди дебитор да промени нещо в собствената си система. Интеграционният офис следи кои от тези стъпки са завършени и кои все още са отворени, така че в самия ден да има общ преглед вместо отделни точки за действие в различни глави.
Веднъж щом е ясно кои плащания трябва да продължат на Day 1, често се появява списък от повтарящи се проверки: проверка на номера на сметки, верифициране на мандати, съпоставяне на фактури с новото юридическо лице. Голяма част от тази работа е повтаряема и податлива на грешки, ако се извършва ръчно под времево напрежение. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача каква част от нея може да бъде поета от AI, така че да стане ясно къде хората трябва да продължат да проверяват и къде система може да поеме първоначалната работа.
Ако чакате достъп до генераторите и интеграционния офис, можете да се регистрирате за списъка с чакащи. Инструментът е в процес на изграждане; това, което е описано тук, е структурата, която ще бъде доставена, а не услуга, която вече е достъпна при поискване.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.