Na dan, ko se posel zaključi, želi vsak, ki dela pri eni od obeh organizacij, izvedeti isto: se zame nekaj spremeni, in če je tako, kdaj. To je bistvo komunikacije na Day 1. Ne strateška utemeljitev posla, ne sinergijski načrti za prihodnja leta. Samo tisto, kar je ta dan in ta teden dejansko drugače.
Skupine, ki na Day 1 nekaj izvedo, niso zamenljive glede tega, kaj potrebujejo. Zaposleni želijo vedeti, ali se spreminja njihova pogodba, njihov nadrejeni ali njihovo delovno mesto. Stranke želijo vedeti, ali njihova kontaktna oseba, njihova pogodba ali njihovo obračunavanje ostajajo enaki. Dobavitelji želijo vedeti, komu zdaj dobavljajo in komu izstavljajo račune. Nadzorni organi in izdajatelji dovoljenj želijo vedeti, ali poteka prijava ali prenos. Vsaka skupina potrebuje drugačno sporočilo, ob drugem trenutku, po drugem kanalu. Kdor to vrže na kup v eno splošno sporočilo, ne odgovori v celoti na vprašanja nikogar. Vprašanje kdo odloča kaj na Day 1 je s tem neposredno povezano: preden se kaj sporoči, mora biti jasno, kdo lahko odloči, kaj se natančno pove in kdaj.
Vsebina komunikacije na Day 1 spada v omejeno število kategorij, ki jih je treba za vsako situacijo izpolniti, ne izmisliti.
Pravna dejstva: katera pravna oseba je lastnik, katera pravna oblika je pogodbena stranka, in ali se to za prejemnika sporočila spremeni. To se navezuje na korake glede pravne oblike, ki morajo biti opravljeni na Day 1 — če ti še niso zaključeni, jih v komunikaciji ne smete niti zamolčati niti pretiravati, ampak jih navesti natančno tako, kot so.
Operativna dejstva: ali kontaktna oseba ostaja enaka, ali se spremeni naslov za račune, ali se spremeni telefonska številka za podporo. Pri prevzemu s čezmejno komponento se temu doda plast, ki brez mednarodne razsežnosti ni pomembna: kaj mora biti urejeno na Day 1 pri čezmejnem prevzemu neposredno vpliva na to, kaj lahko ta dan poveste. Če to ni urejeno, je vsaka izjava o obračunavanju, dobavi ali storitvah v tujino zgolj ugibanje.
Pogodbena dejstva: ali obstoječi dogovori ostajajo v veljavi, ali obstaja klavzula o spremembi nadzora (change-of-control), ki zahteva prijavo, ali mora stranka ali dobavitelj nekje podpisati. Zato morajo biti pogodbe, ki na Day 1 zahtevajo pozornost pri čezmejnem prevzemu najprej pregledane: sporočiti, da se nič ne spremeni, medtem ko pogodba vsebuje obveznost prijave, ki ni bila izpolnjena, je obljuba, ki ne bo držala.
Finančna dejstva: ali plačilna navodila ostajajo enaka, ali se spremeni številka računa, ali obstaja prehodno obdobje, v katerem obstajajo stari in novi podatki hkrati. To je povezano s tem, kaj se zgodi s plačili pri čezmejnem prevzemu: sporočilo strankam o obračunavanju je mogoče poslati šele, ko je jasno, kaj se dejansko dogaja, ne kaj je namen.
Dejstva o dostopnosti: ali lahko vsi še vedno dostopajo do sistemov, ali deluje e-pošta, ali je zgradba dostopna. To se navezuje na katere dostope je treba urediti na Day 1 pri čezmejnem prevzemu — sporočilo, da sistemi še naprej delujejo, je odgovorno poslati šele, ko je to preverjeno, ne le predpostavljeno.
Komunikacija na Day 1 ni prostor za sinergijske cilje, reorganizacijske načrte ali scenarije za prihodnost. Takoj ko se ti vrinejo, se sporočilo premakne od dejanskega pomirjanja k ugibanju, kar sproža več vprašanj, kot jih odgovori. Kaj se spremeni sto dni pozneje, je drugo sporočilo z drugim povodom — ti dve stvari se ne bi smeli zlivati.
Ne vsak del organizacije si zasluži enako hitrost ali enako raven podrobnosti v komunikaciji. Nekatere ekipe, stranke ali sistemi ostanejo tako nespremenjeni, da obsežno sporočilo povzroči več nemira, kot ga odpravi. Vprašanje, ali je treba nekaj sporočiti, ker je to mogoče, ali samo, ker je to potrebno, je treba za vsak del znova zastaviti — tudi tu velja, da združevanje ali napovedovanje ni samoumevno, temveč izbira, ki se za vsak primer znova sprejme.
Generatorji za sinergijsko izhodišče, načrt za Day 1 in načrt za Day 100, skupaj z integracijsko pisarno za sledenje koristim in seznamom odločitev, kaj vključiti in kaj ne, so še v izdelavi. Kdor želi to uporabiti takoj, ko bo na voljo, se lahko prijavi na čakalni seznam.
Priprava sporočil za Day 1 za vsako ciljno skupino, v vsakem jeziku in za vsako regijo, je prav vrsta ponovljivega, kontrolno-seznamskega dela, pri katerem se postavlja vprašanje, koliko od tega ekipa dejansko še potrebuje sama. Delovni skener podjetja FTE TO AI za vsako opravilo izračuna, kolikšen delež tega lahko prevzame AI, tako da postane jasno, kje je čas ljudi resnično še potreben in kje ni tako.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.