Il giorno del closing, per il mondo esterno cambia solitamente poco. Per i sistemi che elaborano i pagamenti, internamente può essere già cambiato molto: rapporti bancari, poteri di firma, entità giuridiche. I pagamenti che si interrompono sono uno dei pochi problemi di integrazione che diventano visibili entro una settimana per fornitori, dipendenti e clienti. Questo rende questo aspetto particolarmente adatto a essere mappato con precisione in anticipo, indipendentemente dal fatto che il resto dell'organizzazione sia già stato integrato.
La prima domanda è se l'amministrazione salariale continui a operare sulla vecchia entità o passi a una nuova struttura. Se non cambia nulla riguardo alla forma giuridica o al conto bancario, il rischio è limitato. Se cambia l'entità giuridica, la banca o il fornitore di payroll, allora prima della prima elaborazione salariale successiva al closing deve essere chiaro chi può approvare l'ordine di pagamento, con quale mandato e da quale conto. Questo mandato è collegato alla domanda chi decide cosa al Day 1 — i pagamenti degli stipendi sono tipicamente una decisione che non può attendere un piano di integrazione più ampio.
Gli accordi di pagamento in corso con i fornitori sono spesso registrati a nome della vecchia entità, con un numero di conto specifico e talvolta una persona di contatto specifica per l'approvazione. Se l'entità cambia, deve essere chiaro se i fornitori accettano una nuova entità di fatturazione senza interruzioni, e se i contratti prevedono qualcosa in merito. Questo riguarda direttamente la domanda quali contratti richiedono attenzione al Day 1 in un'operazione transfrontaliera, poiché alcuni accordi con i fornitori contengono una clausola di change-of-control che può incidere sul pagamento o sulla consegna.
I clienti che pagano tramite addebito automatico o che versano le fatture su un numero di conto fisso devono sapere cosa aspettarsi — o, meglio, non notare alcun cambiamento. Una modifica dell'IBAN, della denominazione o dell'indirizzo di fatturazione senza preavviso porta a incassi non riusciti e pagamenti ritardati, il che a sua volta genera inutili preoccupazioni tra gli account manager. Se e come questo venga comunicato è legato alla domanda più ampia cosa comunicare al Day 1: un cambiamento non spiegato viene spesso interpretato in modo errato.
Chi può autorizzare un pagamento è spesso stabilito per conto e per importo. Dopo il closing, la governance formale può cambiare, mentre la banca continua a registrare i vecchi firmatari autorizzati. Questo scarto — tra chi è effettivamente responsabile e chi, secondo la banca, può firmare — è uno dei problemi più comuni al Day 1 in materia di pagamenti. È collegato ai passaggi relativi alla forma giuridica già compiuti, un tema approfondito in quali passaggi sulla forma giuridica richiede il Day 1, e a quale accesso ai sistemi è già stato trasferito, si veda quali accessi devono essere corretti al Day 1.
Se l'organizzazione effettua pagamenti a livello internazionale, si aggiungono ulteriori livelli: requisiti bancari locali, conti in valuta estera, norme locali su IVA o ritenute salariali che variano da paese a paese. Ciò che deve essere organizzato al Day 1 in un'operazione transfrontaliera varia notevolmente in base alla giurisdizione ed è approfondito in cosa deve essere organizzato al Day 1 in un'operazione transfrontaliera. Un pagamento che in un paese è una pratica di routine può richiedere in un altro un'approvazione o una registrazione separata.
Non tutti i processi di pagamento devono essere già integrati al Day 1. L'unificazione dei sistemi di pagamento, l'armonizzazione dei termini di pagamento o il consolidamento dei rapporti bancari sono decisioni che spesso si inseriscono meglio in un piano per il Day 100 piuttosto che nella prima settimana. La domanda da porsi per ciascuno di questi passaggi non è solo quando qualcosa sia possibile, ma se l'integrazione in quel momento aggiunga valore o comporti soprattutto rischio. Due processi di pagamento separati che funzionano bene sono talvolta un risultato migliore di un'integrazione frettolosa che introduce errori.
Il generatore per il Day 1 presenta i pagamenti come una categoria separata con dipendenze: quali mandati bancari devono essere regolati prima che un pagamento possa essere eseguito, quali contratti devono essere verificati preventivamente e quale comunicazione deve uscire prima che un cliente modifichi qualcosa nel proprio sistema. L'ufficio di integrazione tiene traccia di quali di questi passaggi sono stati completati e quali sono ancora aperti, in modo che il giorno stesso sia disponibile una panoramica invece di singoli punti d'azione sparsi in teste diverse.
Una volta stabilito quali pagamenti devono continuare al Day 1, emerge spesso un elenco di controlli ripetibili: verificare i numeri di conto, controllare i mandati, riconciliare le fatture con la nuova entità. Molto di questo lavoro è ripetitivo e soggetto a errori se svolto manualmente sotto pressione di tempo. Lo scan del lavoro di FTE TO AI calcola, per ciascuna attività, quale parte possa essere svolta dall'AI, in modo che risulti chiaro dove le persone devono continuare a controllare e dove un sistema può svolgere il primo passaggio del lavoro.
Se è in attesa dell'accesso ai generatori e all'ufficio di integrazione, può iscriversi alla lista d'attesa. Lo strumento è in fase di sviluppo; quanto descritto qui è la struttura che verrà realizzata, non un servizio già disponibile su richiesta.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
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