Την ημέρα του closing, για τον έξω κόσμο συνήθως δεν αλλάζει πολύ. Για τα συστήματα που επεξεργάζονται πληρωμές, εσωτερικά μπορεί ήδη να έχουν αλλάξει πολλά: τραπεζικές σχέσεις, εξουσίες υπογραφής, νομικές οντότητες. Οι πληρωμές που δεν συνεχίζονται κανονικά είναι ένα από τα λίγα προβλήματα ολοκλήρωσης που γίνονται ορατά εντός μιας εβδομάδας σε προμηθευτές, εργαζομένους και πελάτες. Αυτό κάνει αυτό το κομμάτι κατάλληλο για λεπτομερή χαρτογράφηση εκ των προτέρων, ανεξάρτητα από το αν έχει ήδη ενσωματωθεί ο υπόλοιπος οργανισμός.
Το πρώτο ερώτημα είναι αν η διαχείριση μισθοδοσίας θα συνεχίσει να λειτουργεί στην παλιά οντότητα ή θα μεταφερθεί σε νέα δομή. Αν δεν αλλάζει τίποτα στη νομική μορφή ή στον τραπεζικό λογαριασμό, ο κίνδυνος είναι περιορισμένος. Αν αλλάζει η νομική οντότητα, η τράπεζα, ή ο πάροχος μισθοδοσίας, τότε πριν από την πρώτη εκτέλεση μισθοδοσίας μετά το closing πρέπει να είναι ξεκάθαρο ποιος μπορεί να εγκρίνει την εντολή πληρωμής, με ποια εξουσιοδότηση και από ποιον λογαριασμό. Αυτή η εξουσιοδότηση συνδέεται με το ζήτημα ποιος αποφασίζει τι την Day 1 — οι πληρωμές μισθοδοσίας είναι τυπικά μια απόφαση που δεν μπορεί να περιμένει ένα ευρύτερο σχέδιο ολοκλήρωσης.
Οι τρέχουσες συμφωνίες πληρωμών με προμηθευτές είναι συχνά καταγεγραμμένες στο όνομα της παλιάς οντότητας, με συγκεκριμένο αριθμό λογαριασμού και ενίοτε συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας για έγκριση. Αν αλλάζει η οντότητα, πρέπει να είναι ξεκάθαρο αν οι προμηθευτές θα δεχτούν νέα οντότητα τιμολόγησης χωρίς διακοπή, και αν οι συμβάσεις προβλέπουν κάτι σχετικό. Αυτό αγγίζει άμεσα το ζήτημα ποιες συμβάσεις χρειάζονται προσοχή την Day 1 σε μια διασυνοριακή συναλλαγή, καθώς ορισμένες συμβάσεις προμηθευτών περιέχουν ρήτρα change-of-control που μπορεί να επηρεάσει την πληρωμή ή την παράδοση.
Οι πελάτες που πληρώνουν μέσω άμεσης χρέωσης ή που πληρώνουν τιμολόγια σε σταθερό αριθμό λογαριασμού πρέπει να γνωρίζουν τι να περιμένουν — ή, αντίθετα, να μην αντιληφθούν καμία αλλαγή. Μια αλλαγή IBAN, επωνυμίας ή διεύθυνσης τιμολόγησης χωρίς προειδοποίηση οδηγεί σε αποτυχημένες άμεσες χρεώσεις και καθυστερημένες πληρωμές, γεγονός που με τη σειρά του προκαλεί περιττή ανησυχία στους account managers. Αν και πώς αυτό θα κοινοποιηθεί συνδέεται με το ευρύτερο ζήτημα τι κοινοποιείτε την Day 1: μια αλλαγή που δεν εξηγείται συχνά παρερμηνεύεται.
Ποιος μπορεί να εξουσιοδοτήσει μια πληρωμή είναι συχνά καθορισμένο ανά λογαριασμό και ανά ποσό. Μετά το closing μπορεί να αλλάξει η επίσημη διοίκηση, ενώ η τράπεζα εξακολουθεί να καταγράφει τους παλιούς εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες. Αυτό το κενό — ανάμεσα σε ποιος είναι στην πραγματικότητα υπεύθυνος και σε ποιος μπορεί να υπογράφει σύμφωνα με την τράπεζα — είναι ένα από τα πιο συχνά προβλήματα της Day 1 στις πληρωμές. Συνδέεται με το ποια βήματα νομικής μορφής έχουν ήδη γίνει, θέμα που αναλύεται στο ποια βήματα νομικής μορφής απαιτούνται την Day 1, και με το ποια πρόσβαση σε συστήματα έχει ήδη μεταφερθεί, βλέπε ποιες προσβάσεις πρέπει να είναι σωστές την Day 1.
Αν ο οργανισμός πληρώνει διεθνώς, προστίθενται επιπλέον επίπεδα: τοπικές τραπεζικές απαιτήσεις, λογαριασμοί συναλλάγματος, τοπικοί κανόνες ΦΠΑ ή φόρου μισθωτών υπηρεσιών που διαφέρουν ανά χώρα. Τι πρέπει να έχει ρυθμιστεί την Day 1 σε μια διασυνοριακή συναλλαγή διαφέρει σημαντικά ανά δικαιοδοσία και αναλύεται στο τι πρέπει να έχει ρυθμιστεί την Day 1 σε μια διασυνοριακή συναλλαγή. Μια πληρωμή που σε μια χώρα είναι απλή διαδικαστική ενέργεια μπορεί σε άλλη χώρα να απαιτεί ξεχωριστή έγκριση ή καταχώριση.
Δεν χρειάζεται κάθε διαδικασία πληρωμών να έχει ήδη ενσωματωθεί την Day 1. Η ενοποίηση συστημάτων πληρωμών, η εναρμόνιση προθεσμιών πληρωμής ή η ενοποίηση τραπεζικών σχέσεων είναι αποφάσεις που συχνά ταιριάζουν καλύτερα σε ένα σχέδιο Day 100 παρά στην πρώτη εβδομάδα. Το ερώτημα που πρέπει να τίθεται σε κάθε τέτοιο βήμα δεν είναι μόνο πότε μπορεί να γίνει κάτι, αλλά αν η ενοποίηση σε αυτή τη στιγμή προσθέτει αξία ή κυρίως κίνδυνο. Δύο ξεχωριστές διαδικασίες πληρωμών που λειτουργούν καλά είναι μερικές φορές καλύτερο αποτέλεσμα από μια βιαστική ενοποίηση που εισάγει σφάλματα.
Ο generator Day 1 παρουσιάζει τις πληρωμές ως ξεχωριστή κατηγορία με εξαρτήσεις: ποιες τραπεζικές εξουσιοδοτήσεις πρέπει να έχουν ρυθμιστεί πρώτα ώστε μια πληρωμή να μπορεί να πραγματοποιηθεί, ποιες συμβάσεις πρέπει να ελεγχθούν πρώτα, και ποια επικοινωνία πρέπει να προηγηθεί πριν κάποιος χρεώστης προσαρμόσει κάτι στο δικό του σύστημα. Το integratiekantoor παρακολουθεί ποια από αυτά τα βήματα έχουν ολοκληρωθεί και ποια παραμένουν ανοιχτά, ώστε την ίδια την ημέρα να υπάρχει μια συνολική εικόνα αντί για μεμονωμένα σημεία δράσης διασκορπισμένα σε διαφορετικά μυαλά.
Μόλις καθοριστεί ποιες πληρωμές πρέπει να συνεχίζονται την Day 1, προκύπτει συχνά μια λίστα επαναλαμβανόμενων ελέγχων: έλεγχος αριθμών λογαριασμού, επαλήθευση εξουσιοδοτήσεων, αντιστοίχιση τιμολογίων με τη νέα οντότητα. Πολλή από αυτή τη δουλειά είναι επαναλαμβανόμενη και επιρρεπής σε λάθη όταν γίνεται χειροκίνητα υπό χρονική πίεση. Η werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της μπορεί να αναληφθεί από AI, ώστε να γίνεται σαφές πού πρέπει να συνεχίσουν να ελέγχουν άνθρωποι και πού ένα σύστημα μπορεί να κάνει την πρώτη δουλειά.
Αν περιμένετε πρόσβαση στους generators και στο integratiekantoor, μπορείτε να εγγραφείτε στη λίστα αναμονής. Το εργαλείο βρίσκεται υπό κατασκευή· όσα περιγράφονται εδώ αποτελούν τη δομή που θα παραδοθεί, όχι μια υπηρεσία που είναι ήδη διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.