În ziua closing-ului, pentru lumea exterioară de regulă se schimbă puțin. Pentru sistemele care procesează plăți, intern se poate fi schimbat deja mult: relații bancare, drepturi de semnătură, entități. Plățile care nu continuă sunt una dintre puținele probleme de integrare care devin vizibile în interval de o săptămână la furnizori, angajați și clienți. Acest lucru face ca acest element să fie potrivit pentru a fi cartografiat clar în avans, indiferent de întrebarea dacă restul organizației este deja integrat.
Prima întrebare este dacă administrarea salariilor continuă să funcționeze pe entitatea veche sau trece la o structură nouă. Dacă nu se schimbă nimic la forma juridică sau la contul bancar, riscul este limitat. Dacă se schimbă entitatea juridică, banca sau furnizorul de payroll, trebuie să fie stabilit, înainte de prima rulare de salarii după closing, cine poate aproba ordinul de plată, cu ce mandat și de pe care cont. Acest mandat este legat de întrebarea cine decide ce în Day 1 — plățile salariale reprezintă de regulă o decizie care nu poate aștepta un plan de integrare mai amplu.
Acordurile de plată curente cu furnizorii sunt de multe ori stabilite pe numele entității vechi, cu un număr de cont specific și, uneori, o persoană de contact specifică pentru aprobare. Dacă entitatea se schimbă, trebuie să fie clar dacă furnizorii acceptă o entitate nouă de facturare fără întrerupere, și dacă contractele prevăd ceva în acest sens. Acest lucru este direct legat de întrebarea ce contracte necesită atenție în Day 1 într-o tranzacție transfrontalieră, pentru că unele acorduri cu furnizorii conțin o clauză de change-of-control care poate afecta plata sau livrarea.
Clienții care plătesc prin debit direct automat sau care plătesc facturile pe un număr de cont fix trebuie să știe la ce să se aștepte — sau, dimpotrivă, să nu observe nimic. O modificare a IBAN-ului, a denumirii titularului sau a adresei de facturare fără anunț duce la debite directe eșuate și plăți întârziate, ceea ce la rândul său generează neliniște inutilă la account manageri. Dacă și cum se comunică acest lucru este legat de întrebarea mai amplă ce comunicați în Day 1: o modificare care nu este explicată este de multe ori interpretată greșit.
Cine poate autoriza o plată este de regulă stabilit pe cont și pe sumă. După closing, conducerea formală se poate schimba, în timp ce banca încă înregistrează vechii semnatari autorizați. Acest decalaj — între cine este de fapt responsabil și cine, conform băncii, poate semna — este una dintre cele mai frecvente probleme de Day 1 legate de plăți. Este legat de pașii deja făcuți privind forma juridică, detaliați la ce pași privind forma juridică sunt necesari în Day 1, și de accesul la sisteme deja transferat, vezi ce accesuri trebuie să fie corecte în Day 1.
Dacă organizația plătește internațional, se adaugă niveluri suplimentare: cerințe bancare locale, conturi în valută, reguli locale de TVA sau de impozit pe salarii care diferă de la o țară la alta. Ce trebuie reglementat în Day 1 într-o tranzacție transfrontalieră diferă mult în funcție de jurisdicție și este detaliat la ce trebuie reglementat în Day 1 într-o tranzacție transfrontalieră. O plată care într-o țară este o operațiune de rutină poate necesita în altă țară o aprobare sau înregistrare separată.
Nu fiecare proces de plată trebuie să fie deja integrat în Day 1. Consolidarea sistemelor de plată, armonizarea termenelor de plată sau consolidarea relațiilor bancare sunt decizii care se încadrează de multe ori mai bine într-un plan de Day 100 decât în prima săptămână. Întrebarea care trebuie pusă la fiecare dintre acești pași nu este doar când este posibil, ci și dacă consolidarea în acel moment adaugă valoare sau, mai degrabă, risc. Două procese de plată separate care funcționează bine sunt uneori un rezultat mai bun decât o consolidare grăbită care introduce erori.
Generatorul de Day 1 plasează plățile ca o categorie separată cu dependențe: care mandate bancare trebuie reglementate întâi înainte ca o plată să poată fi procesată, care contracte trebuie verificate întâi, și care comunicare trebuie să fie transmisă întâi înainte ca un debitor să modifice ceva în propriul sistem. Biroul de integrare urmărește care dintre acești pași sunt finalizați și care rămân încă deschiși, astfel încât în ziua respectivă să existe o imagine de ansamblu, în loc de puncte de acțiune separate în capul unor persoane diferite.
De îndată ce este clar care plăți trebuie să continue în Day 1, apare de multe ori o listă de verificări repetabile: verificarea numerelor de cont, verificarea mandatelor, corelarea facturilor cu noua entitate. O mare parte din această activitate este repetitivă și predispusă la erori atunci când se face manual sub presiunea timpului. Scanarea muncii de la FTE TO AI calculează pentru fiecare sarcină ce parte din aceasta poate fi preluată de AI, astfel încât să devină clar unde oamenii trebuie să continue să verifice și unde un sistem poate face prima etapă a muncii.
Dacă așteptați acces la generatoare și la biroul de integrare, vă puteți înscrie pe lista de așteptare. Instrumentul este în construcție; ceea ce este descris aici este structura care va fi livrată, nu un serviciu deja disponibil la cerere.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.