Slēguma dienā ārpasaulei parasti mainās maz. Bet sistēmām, kas apstrādā maksājumus, iekšēji var būt mainījies daudz: bankas attiecības, parakstīšanas pilnvaras, juridiskās vienības. Maksājumi, kas neturpinās, ir viena no nedaudzajām integrācijas problēmām, kas nedēļas laikā kļūst redzama piegādātājiem, darbiniekiem un klientiem. Tāpēc šī daļa ir piemērota, lai to iepriekš rūpīgi kartētu, neatkarīgi no tā, vai pārējā organizācija jau ir apvienota.
Pirmais jautājums ir, vai algu administrēšana turpinās uz vecās juridiskās vienības, vai pāriet uz jaunu struktūru. Ja juridiskā forma vai bankas konts nemainās, risks ir ierobežots. Ja mainās juridiskā vienība, banka vai algu administrēšanas pakalpojumu sniedzējs, tad pirms pirmās algu izmaksas pēc slēguma jābūt skaidrai atbildei — kurš var apstiprināt maksājuma uzdevumu, ar kādu pilnvaru un no kura konta. Šī pilnvara ir saistīta ar jautājumu kurš par ko lemj Day 1 — algu maksājumi parasti ir lēmums, kas nevar gaidīt uz plašāku integrācijas plānu.
Esošās maksājumu vienošanās ar piegādātājiem bieži ir noformētas uz vecās juridiskās vienības vārda, ar konkrētu konta numuru un dažkārt konkrētu kontaktpersonu apstiprinājumam. Ja juridiskā vienība mainās, jābūt skaidrai atbildei, vai piegādātāji akceptēs jaunu rēķinu izrakstīšanas vienību bez pārtraukuma un vai līgumi par to kaut ko nosaka. Tas tieši saistīts ar jautājumu kuriem līgumiem jāpievērš uzmanība Day 1 pārrobežu darījumā, jo dažos piegādātāju līgumos ir change-of-control klauzula, kas var ietekmēt maksājumu vai piegādi.
Klientiem, kas veic automātisku iekasēšanu vai maksā rēķinus uz fiksētu konta numuru, jāzina, kas viņus sagaida — vai, tieši pretēji, viņiem nekas nedrīkst mainīties. IBAN, nosaukuma vai rēķina adreses maiņa bez brīdinājuma izraisa neizdevušās iekasēšanas un aizkavētus maksājumus, kas savukārt radīs nevajadzīgu satraukumu klientu vadītāju vidū. Vai un kā par to tiek informēts, ir saistīts ar plašāku jautājumu ko jūs komunicējat Day 1: izmaiņa, kas netiek izskaidrota, bieži tiek nepareizi interpretēta.
Kurš var autorizēt maksājumu, bieži ir noteikts katram kontam un summai atsevišķi. Pēc slēguma formālā vadība var mainīties, kamēr banka joprojām reģistrē vecos parakstīšanas tiesīgos. Šī plaisa — starp to, kurš faktiski ir atbildīgs, un to, kurš saskaņā ar banku var parakstīt — ir viena no biežākajām Day 1 problēmām maksājumu jomā. Tas ir saistīts ar to, kādi juridiskās formas soļi jau ir veikti, kas izklāstīts sadaļā kādi juridiskās formas soļi jāveic Day 1, un ar to, kāda sistēmu piekļuve jau ir nodota, sk. kādām piekļuvēm jābūt kārtībā Day 1.
Ja organizācija veic maksājumus starptautiski, pievienojas papildu slāņi: lokālās bankas prasības, valūtas konti, lokālie PVN vai algas nodokļu noteikumi, kas atšķiras pa valstīm. Tas, kam jābūt nokārtotam Day 1 pārrobežu darījumā, ļoti atšķiras atkarībā no jurisdikcijas un ir izklāstīts sadaļā kam jābūt nokārtotam Day 1 pārrobežu darījumā. Maksājums, kas vienā valstī ir ikdienišķa darbība, citā valstī var pieprasīt atsevišķu apstiprinājumu vai reģistrāciju.
Ne visiem maksājumu procesiem jābūt apvienotiem Day 1. Maksājumu sistēmu apvienošana, maksājumu termiņu harmonizēšana vai bankas attiecību konsolidēšana ir lēmumi, kas bieži labāk iederas Day 100 plānā nekā pirmajā nedēļā. Jautājums, kas jāuzdod par katru no šiem soļiem, nav tikai — kad to var izdarīt, bet vai apvienošana tajā brīdī rada vērtību vai galvenokārt risku. Divi atsevišķi maksājumu procesi, kas labi darbojas, dažkārt ir labāks rezultāts nekā steigā veikta apvienošana, kas ienes kļūdas.
Day 1 ģenerators maksājumus izceļ kā atsevišķu kategoriju ar savstarpējām atkarībām: kādas bankas pilnvaras vispirms jānokārto, pirms maksājums var notikt, kuri līgumi vispirms jāpārbauda, un kāda komunikācija jāveic, pirms debitors pats kaut ko maina savā sistēmā. Integrācijas birojs seko līdzi, kuri no šiem soļiem ir pabeigti un kuri ir atvērti, tā lai pašā dienā ir pārskats, nevis atsevišķi darāmie darbi izkaisīti dažādās galvās.
Tiklīdz ir noteikts, kuriem maksājumiem jāturpinās Day 1, bieži izveidojas saraksts ar atkārtojamām pārbaudēm: konta numuru pārbaude, pilnvaru verificēšana, rēķinu saskaņošana ar jauno vienību. Liela daļa šī darba ir atkārtojama un kļūdām pakļauta, ja to veic manuāli laika spiediena apstākļos. FTE TO AI darba skaneris katrai uzdevumu vienībai izrēķina, kādu daļu no tās var pārņemt AI, tā lai būtu skaidrs, kur cilvēkiem jāturpina veikt pārbaudi un kur sistēma var veikt pirmo darbu.
Ja jūs gaidāt piekļuvi ģeneratoriem un integrācijas birojam, jūs varat pieteikties gaidīšanas sarakstā. Rīks tiek veidots; tas, kas šeit ir aprakstīts, ir struktūra, kas tiks nodota, nevis pakalpojums, kas jau ir pieejams pēc pieprasījuma.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.