Sandorio uždarymo dieną išoriniam pasauliui dažniausiai nedaug kas pasikeičia. Tačiau sistemoms, kurios apdoroja mokėjimus, viduje gali būti pasikeitę labai daug: banko santykiai, teisė pasirašyti, juridiniai subjektai. Mokėjimai, kurie nevyksta nepertraukiamai, yra viena iš nedaugelio integracijos problemų, kurios per savaitę tampa akivaizdžios tiekėjams, darbuotojams ir klientams. Todėl šią sritį tikslinga iš anksto tiksliai suplanuoti, nepriklausomai nuo to, ar likusi organizacijos dalis jau yra sujungta.
Pirmasis klausimas yra, ar darbo užmokesčio administravimas toliau vyks per senąjį juridinį subjektą, ar persikelia į naują struktūrą. Jei teisinė forma ar banko sąskaita nesikeičia, rizika yra ribota. Jei keičiasi juridinis subjektas, bankas arba darbo užmokesčio (payroll) paslaugų teikėjas, tuomet prieš pirmąjį po sandorio uždarymo atlyginimų mokėjimą turi būti aišku, kas gali patvirtinti mokėjimo nurodymą, su kokiu įgaliojimu ir iš kokios sąskaitos. Šis įgaliojimas siejasi su klausimu kas sprendžia ką Day 1 dieną — atlyginimų mokėjimai yra tipiškas sprendimas, kuris negali palaukti platesnio integracijos plano.
Esami mokėjimų susitarimai su tiekėjais dažnai yra sudaryti senojo juridinio subjekto vardu, su konkrečiu sąskaitos numeriu, o kartais ir su konkrečiu kontaktiniu asmeniu tvirtinimui. Jei juridinis subjektas keičiasi, turi būti aišku, ar tiekėjai priims naują sąskaitas išrašantį subjektą be pertrūkio, ir ar sutartys dėl to numato kokias nuostatas. Tai tiesiogiai susiję su klausimu kurios sutartys reikalauja dėmesio Day 1 dieną tarpvalstybinio sandorio atveju, nes kai kuriose tiekėjų sutartyse yra kontrolės pasikeitimo (change-of-control) sąlyga, galinti paveikti mokėjimą ar tiekimą.
Klientai, kurie moka tiesioginiu debetu arba apmoka sąskaitas į fiksuotą sąskaitos numerį, turi žinoti, ko tikėtis — arba, priešingai, nepastebėti visiškai nieko. IBAN, subjekto pavadinimo ar sąskaitos adreso pakeitimas be įspėjimo lemia nepavykusius tiesioginio debeto nuskaitymus ir uždelstus mokėjimus, o tai savo ruožtu sukelia nereikalingą nerimą klientų valdytojams. Ar ir kaip apie tai komunikuojama, siejasi su platesniu klausimu ką komunikuojate Day 1 dieną: pakeitimas, kuris nėra paaiškintas, dažnai interpretuojamas neteisingai.
Kas gali autorizuoti mokėjimą, dažnai yra nustatyta pagal sąskaitą ir pagal sumą. Po sandorio uždarymo formali valdyba gali pasikeisti, tuo tarpu bankas tebeturi registruotus senuosius asmenis, turinčius teisę pasirašyti. Šis atotrūkis — tarp to, kas iš tikrųjų yra atsakingas, ir to, kas pagal banką turi teisę pasirašyti — yra viena dažniausių Day 1 problemų, susijusių su mokėjimais. Tai siejasi su tuo, kokie teisinės formos žingsniai jau atlikti, kas išsamiai aprašyta kokie teisinės formos žingsniai reikalingi Day 1 dieną, ir su tuo, kokia sistemų prieiga jau perduota, žr. kokios prieigos turi būti tvarkoje Day 1 dieną.
Jei organizacija atlieka mokėjimus tarptautiniu mastu, atsiranda papildomų sluoksnių: vietiniai banko reikalavimai, valiutų sąskaitos, vietinės PVM ar darbo užmokesčio mokesčių taisyklės, kurios skiriasi pagal šalį. Kas turi būti sutvarkyta Day 1 dieną tarpvalstybinio sandorio atveju, labai skiriasi pagal jurisdikciją ir yra išsamiai aprašyta kas turi būti sutvarkyta Day 1 dieną tarpvalstybinio sandorio atveju. Mokėjimas, kuris vienoje šalyje yra rutininis veiksmas, kitoje šalyje gali reikalauti atskiro patvirtinimo ar registracijos.
Ne visi mokėjimų procesai turi būti sujungti jau Day 1 dieną. Mokėjimų sistemų sujungimas, mokėjimo terminų harmonizavimas ar banko santykių konsolidavimas — tai sprendimai, kurie dažnai geriau tinka Day 100 planui nei pirmajai savaitei. Klausimas, kurį reikia užduoti kiekviename iš šių žingsnių, yra ne tik kada tai galima padaryti, bet ar sujungimas tuo metu suteikia vertę, ar visų pirma sukelia riziką. Du atskiri mokėjimų procesai, kurie veikia sklandžiai, kartais yra geresnis rezultatas nei skubotas sujungimas, kuris sukelia klaidas.
Day 1 generatorius mokėjimus pateikia kaip atskirą kategoriją su priklausomybėmis: kokie banko įgaliojimai turi būti sutvarkyti pirmiausia, kad mokėjimas galėtų vykti, kokias sutartis reikia patikrinti pirmiausia, ir kokia komunikacija turi būti išsiųsta prieš tai, kai debitorius pakeičia ką nors savo sistemoje. Integracijos biuras seka, kurie iš šių žingsnių yra užbaigti ir kurie dar neatlikti, kad pačią dieną būtų bendra apžvalga, o ne pavieniai veiksmų punktai skirtingose galvose.
Kai tampa aišku, kurie mokėjimai turi vykti nepertraukiamai Day 1 dieną, dažnai susidaro pasikartojančių patikrinimų sąrašas: sąskaitų numerių tikrinimas, įgaliojimų patvirtinimas, sąskaitų susiejimas su naujuoju juridiniu subjektu. Daug šio darbo yra pasikartojantis ir jautrus klaidoms, jei atliekamas rankiniu būdu esant laiko spaudimui. FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią dalį jos gali perimti AI, kad būtų aišku, kur žmonės turi toliau kontroliuoti ir kur sistema gali atlikti pirminį darbą.
Jei laukiate prieigos prie generatorių ir integracijos biuro, galite registruotis laukimo sąraše. Įrankis šiuo metu kuriamas; tai, kas aprašyta čia, yra struktūra, kuri bus pateikta, o ne paslauga, kuri jau šiuo metu pasiekiama pagal pareikalavimą.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.