På dagen för closing förändras det för omvärlden vanligtvis inte mycket. För systemen som hanterar betalningar kan det internt redan ha förändrats mycket: bankrelationer, teckningsrätter, entiteter. Betalningar som inte löper vidare är ett av de få integrationsproblem som blir synliga inom en vecka hos leverantörer, medarbetare och kunder. Det gör detta område lämpligt att kartlägga skarpt i förväg, oavsett om resten av organisationen redan är sammanslagen.
Den första frågan är om löneadministrationen fortsätter köra på den gamla entiteten eller övergår till en ny struktur. Om ingenting ändras vad gäller juridisk form eller bankkonto är risken begränsad. Om den juridiska entiteten, banken eller lönehanteringsleverantören ändras, måste det innan den första löneutbetalningen efter closing stå klart vem som får godkänna betalningsuppdraget, med vilket mandat och från vilket konto. Det mandatet hänger samman med frågan om vem som beslutar vad på Day 1 — löneutbetalningar är typiskt ett beslut som inte kan vänta på en bredare integrationsplan.
Löpande betalningsavtal med leverantörer är ofta upprättade i det gamla entitetens namn, med ett specifikt kontonummer och ibland en specifik kontaktperson för godkännande. Om entiteten ändras måste det stå klart om leverantörer accepterar en ny fakturaentitet utan avbrott, och om avtalen reglerar något om detta. Detta berör direkt frågan om vilka avtal som kräver uppmärksamhet på Day 1 vid en gränsöverskridande affär, eftersom vissa leverantörsavtal innehåller en change-of-control-klausul som kan påverka betalning eller leverans.
Kunder som betalar via autogiro eller som betalar fakturor till ett fast kontonummer måste veta var de står — eller helst inte märka något alls. En ändring av IBAN, betalningsmottagarens namn eller faktureringsadress utan förvarning leder till misslyckade autogirodragningar och försenade betalningar, vilket i sin tur skapar onödig oro hos kontoansvariga. Om och hur detta kommuniceras hänger samman med den bredare frågan om vad ni kommunicerar på Day 1: en ändring som inte förklaras tolkas ofta fel.
Vem som får godkänna en betalning är ofta fastställt per konto och per belopp. Efter closing kan den formella styrelsen ändras, medan banken fortfarande registrerar de gamla teckningsberättigade. Det gapet — mellan vem som faktiskt är ansvarig och vem som enligt banken får teckna — är ett av de vanligaste Day 1-problemen vid betalningar. Det hänger samman med vilka bolagsrättsliga steg som redan har tagits, vilket beskrivs under vilka bolagsrättsliga steg som krävs på Day 1, och med vilken systemåtkomst som redan har överförts, se vilka åtkomster som måste vara korrekta på Day 1.
Betalar organisationen internationellt tillkommer extra lager: lokala bankkrav, valutakonton, lokala moms- eller löneskatteregler som skiljer sig per land. Vad som måste vara ordnat på Day 1 vid en gränsöverskridande affär varierar starkt per jurisdiktion och beskrivs på vad som måste vara ordnat på Day 1 vid en gränsöverskridande affär. En betalning som i ett land är en rutinåtgärd kan i ett annat land kräva ett separat godkännande eller registrering.
Inte varje betalningsprocess måste vara sammanslagen redan på Day 1. Att slå samman betalsystem, harmonisera betalningsvillkor eller konsolidera bankrelationer är beslut som ofta passar bättre i en Day 100-plan än i den första veckan. Frågan som måste ställas vid varje av dessa steg är inte bara när något kan göras, utan om sammanslagningen vid det tillfället tillför värde eller framför allt risk. Två separata betalningsprocesser som fungerar väl är ibland ett bättre resultat än en förhastad sammanslagning som introducerar fel.
Day 1-generatorn placerar betalningar som en separat kategori med beroenden: vilka bankmandat som måste vara ordnade först innan en betalning kan löpa, vilka avtal som måste kontrolleras först, och vilken kommunikation som måste gå ut först innan en kundfordring justerar något i sitt eget system. Integrationskontoret håller reda på vilka av dessa steg som är slutförda och vilka som fortfarande är öppna, så att det på själva dagen finns en översikt istället för lösa åtgärdspunkter i olika huvuden.
Så snart det står klart vilka betalningar som måste löpa på Day 1, uppstår ofta en lista med repeterbara kontroller: kontrollera kontonummer, verifiera mandat, matcha fakturor mot den nya entiteten. Mycket av det arbetet är repetitivt och felkänsligt om det görs manuellt under tidspress. Arbetsscan från FTE TO AI räknar per uppgift ut vilken del av det som kan tas över av AI, så att det blir tydligt var människor måste fortsätta kontrollera och var ett system kan göra det första arbetet.
Väntar ni på tillgång till generatorerna och integrationskontoret, kan ni anmäla er till väntelistan. Verktyget är under uppbyggnad; vad som beskrivs här är strukturen som kommer levereras, inte en tjänst som redan är tillgänglig på begäran.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.