Kennisbank

Ja Day 100 nav sasniegts

Day 100 ir datums, ko integrācijas komandas uzliek pašas sev, nevis daba likums. Kad tas datums tuvojas un plāns nav pabeigts, parasti rodas nemiers: vai kaut kas ir noticis nepareizi, vai jāpaātrina process, vai kādam jāatskaitās? Šie jautājumi ir saprotami, taču bieži nav tie pareizie. Precīzāks pirmais jautājums ir: kura plāna daļa nav sasniegta, un ko tas nozīmē pārējai daļai.

Ne katra nesasniegtā daļa sver vienlīdzīgi

Day 100 plāns sastāv no lēmumiem, kas ir savstarpēji saistīti, un lēmumiem, kas nav. Ja IT migrācija kavējas, bet pārējā organizācija to nesagaida, tā ir cita problēma nekā gadījumā, kad kavējas lēmums par personālu, kamēr pieci citi komandu sagaida to, pirms var virzīties tālāk. Pirms secināt, ka Day 100 ir neveiksmīgs, ir vērtīgi apsvērt, kuri no sākotnējiem lēmumiem faktiski atradās kritiskajā ceļā un kurš to uzraudzīja. Nokavēts termiņš lēmumam, kas nekas neaizšķērsoja, nav krīze. Nokavēts termiņš lēmumam, uz ko viss gaidīja, ir tieši tas.

Šī atšķirība reti tiek precīzi noteikta jau iepriekš. Plāni tiek rakstīti kā datumu saraksts, nevis kā savstarpējo atkarību tīkls. Kurš pēc laika izmeklē, ko kavēšanās faktiski maksā, bieži atklāj, ka atkarības nekad nav bijušas skaidri fiksētas. Tieši tāpēc ir vērtīgi jau iepriekš noteikt, kuras atkarības bloķē pārējo procesu un kurš to uzrauga. Bez šīs kartes katra kavēšanās ir pārsteigums, nevis zināma riska sagaidāms rezultāts.

Gaidīšanas izmaksas reti tiek sadalītas vienlīdzīgi

Ne visi atlikti lēmumi maksā vienādi. Lēmums par kopēju CRM sistēmu var gaidīt, un tas neradīs lielus zaudējumus, kamēr lēmums par to, kas pārvalda klientu attiecības no pirmās dienas, ir aktuāls, un tā atlikšana ir tieši jaušama klientiem un darbiniekiem. Atšķirība starp to, kas var gaidīt, un to, kas nevar, nav fiksēta: tā ir atkarīga no nozares, organizāciju pārklāšanās apjoma, un no tā, cik daudz nenoteiktības ilgāks gaidīšanas laiks izraisa cilvēkos, kas gaida uz lēmumu.

Lai šo atšķirību noteiktu, palīdz sakārtot lēmumus pēc tā, ko nenoteiktība faktiski maksā, nevis pēc tā, kuru vienkāršāk sākt risināt vispirms. Vairākas komandas vispirms risina lēmumus, kurus visātrāk var pieņemt, kamēr dārgākā nenoteiktība ir citur. Veids, kā to novērst, ir sakārtot lēmumus, pamatojoties uz to, ko nenoteiktība maksā par katru dienu, kad lēmums netiek pieņemts. Tas rada citu secību nekā plāns, kas vienkārši vēlas visu pabeigt simts dienu laikā.

Pastāv arī citas puses viedoklis: ne katrs lēmums ir jāpieņem simts dienu laikā, un to piespiedu paātrināšana var nodarīt vairāk kaitējuma nekā atlikšana. Dažas integrācijas izvēles ir labāk pieņemt pēc novērošanas perioda, kad ir kļuvis skaidrāk, kā divas organizācijas faktiski sadarbojas. Tāpēc tikpat svarīgi ir zināt, kas var gaidīt pēc Day 100, nekaitējot procesam, cik svarīgi zināt, kas nevar gaidīt. Nokavēts termiņš lēmumam, kuru tik un tā labāk būtu bijis pieņemt vēlāk, nav neveiksme — tā ir korekcija.

Ko nesasniegts Day 100 patiesībā pasaka par integrācijas biroju

Ja Day 100 nav sasniegts, jautājums bieži nav par pašu lēmumu, bet par struktūru, kurai bija jāuzrauga lēmumi. Integrācijas birojs, kas tikai uztur datumu sarakstu, pamana nokavētu termiņu tikai tad, kad tas jau ir nokavēts. Integrācijas birojs, kas seko atkarībām un nenoteiktības izmaksām, redz kavēšanos jau iepriekš un var laikus noteikt, vai nepieciešama korekcija vai atlikšana ir pieņemama.

Tas skar plašāku jautājumu par to, kā pats integrācijas birojs ir organizēts. Birojs, kas ir pārslogots ar statusa atskaitēm un pārskatiem, tieši tajā brīdī, kad tas nepieciešams, pazaudē pārskatu. Tāpēc ir vērtīgi apsvērt, kā integrācijas birojs paliek funkcionāls un kurš to uzrauga, lai nokavēts termiņš kļūtu par signālu, nevis troksni pārpildītā iesūtnē.

Arī nav vienota atbilde uz jautājumu, kas jādara, ja Day 100 nav sasniegts: atbilde ir atkarīga no tā, kurš lēmums ir runa, kas uz to gaida, un vai kavēšanās faktiski izmaksā vērtību vai gluži pretēji — sargā vērtību, novēršot pārsteigtu izvēli. Kas šajā jautājumā meklē struktūru, nevis gatavu atbildi, atradīs izstrādātu pieeju lapā, kas konkrēti pievēršas tam, ko darīt, ja Day 100 nav sasniegts, un kurš uzrauga šo procesu.

Integrācija ne vienmēr ir pareizā izvēle

Ar katru nesasniegto Day 100 plāna daļu ir saistīts arī pamatjautājums, vai bija vispār nepieciešams šo daļu integrēt. Dažas sistēmas, komandas vai procesi neko negūst no integrācijas, taču tā zaudē laiku un uzmanību, kas nepieciešama citur. Nokavēts termiņš ir labs moments šo jautājumu uzdot no jauna, ne tikai spiest ciešāk uz sākotnējo datumu.

Lai noteiktu, kuru daļu no darba šāda integrācijas procesa laikā jāveic cilvēkiem un kuru daļu var atbalstīt ar AI, FTE TO AI piedāvā darba skenēšanas rīku, kas aprēķina katram uzdevumam, kādu daļu var pārņemt. Komandām, kas pēc nesasniegta Day 100 vēlas zināt, kur kapacitāte iestrēgst un kur to var atbrīvot, tas ir konkrēts sākumpunkts.