Kod svakog preuzimanja dio vrijednosti ne nalazi se u sustavima ili ugovorima, nego u glavama ljudi. Nabavni referent koji zna koji je dobavljač flexibilan izvan dogovora. Serviser koji zna koji stroj proizvodi svoj zvuk prije nego što se zaglavi. Account manager koji točno zna kada klijent treba telefonski poziv, a kada ne. To znanje nigdje nije zapisano, i to obično nije bio problem sve dok je osoba ostajala. Kod preuzimanja se ta pretpostavka mijenja.
Ljudi češće odlaze u razdoblju oko i nakon preuzimanja nego izvan njega. To ne mora biti zbog nezadovoljstva; neizvjesnost o ulozi, primanjima ili budućnosti često je dovoljna. Na zašto ljudi odlaze u nejasnim mjesecima nakon preuzimanja stoji odakle ta nejasnost dolazi. Poanta je ovdje oštrija: ako je osoba koja odlazi nosila znanje koje nigdje drugdje nije zapisano, to znanje nestaje u trenutku odlaska, ne postupno.
To je drugačiji rizik od upražnjenog radnog mjesta. Upražnjeno radno mjesto možete popuniti. Izgubljeno znanje morate iznova izgraditi, često bez da znate da ste nešto izgubili sve do trenutka kada nekoga to pita a nitko nema odgovor.
Pitanje nije tko je najbolji zaposlenik. Pitanje je koje uloge nose znanje koje nigdje drugdje ne postoji. To je pitanje temeljeno na ulozi, a ne ocjena osoba. Uloga može biti nositeljica znanja bez da osoba u toj ulozi treba biti nezamjenjiva — to je upravo razlika koju želite napraviti prije nego što bude prekasno.
Kod utvrđivanja koje su to uloge, pomaže pogledati tko fatički donosi odluke, tko rješava eskalacije, i tko je jedina osoba koja može objasniti proces bez uvida u dokumentaciju. Na tko su vaše ključne osobe kod preuzimanja stoji kako identificirati te uloge bez da to postane vježba popularnosti.
Kod preuzimanja često postoje dvije osobe s istim nazivom radnog mjesta, a nekad i dvije osobe koje fatički nose isto znanje iz različitih perspektiva. To može biti osnova za osiguravanje znanja — ako obje osobe ostanu uključene do dovršetka prijenosa — ili razlog za nemir ako nitko ne zna tko će koju ulogu obavljati ubuduće. Ono što ćete s tim učiniti ovisi o situaciji; pogledajte što učiniti kada dvije osobe imaju istu ulogu. Nejasnost o ulogama ubrzava odlazak. Jasnoća o tome tko što radi, i kada je to privremeno dvostruko, daje ljudima razlog da ostanu do dovršetka prijenosa.
Stvar ima suprotan učinak ako jasnoću uloga uredite tek nakon što je netko već otkazao. Pogledajte kako održati jasnoću uloga u dvije organizacije za to kako ta jasnoća pripada ranijoj fazi procesa nego što većina timova za spajanje planira.
Osiguravanje znanja nije zadatak HR-a koji se rješava naknadno. To je pitanje koje pripada svakoj ključnoj ulozi: što ta osoba zna što nigdje drugdje nije zapisano, i tko bi to mogao preuzeti ako ta osoba sutra ode. Za uloge kod kojih je odgovor „nitko”, postoji nešto što se može učiniti — dokumentirati, pratiti uz osobu, uvesti drugu osobu — prije nego što se ta potreba pojavi.
Upravo za to je namijenjen integracijski ured: ne kao dodatni sloj birokracije, nego kao mjesto gdje se te ovisnosti eksplicitno utvrđuju i prate, uz ostale ovisnosti koje pripadaju integraciji. Ključna uloga bez zamjene je ovisnost, jednako kao što je sustav bez zamjene ovisnost. Obje pripadaju na istu listu.
I ovdje vrijedi pitanje koje pripada svakom dijelu integracije: treba li ovo zapravo spojiti. Ne mora svaka uloga sa znanjem nastaviti postojati u novoj strukturi, i nije svaki pokušaj osiguravanja znanja vrijedan trude ako sama uloga postane suvišna. Nekad je odgovor da tim ili proces bolje funkcionira zasebno, upravo da se ne poremeti znanje koje se u njemu nalazi. Na kada integracija uništava vrijednost stoji zašto to pitanje treba biti standardno, a ne iznimka za slučajeve dvojbe.
Tri generatora — sinergijska osnovica, plan za 1. dan i plan za 100. dan — prikazuju ključne uloge i njihove ovisnosti u trenutku kada ih potrebujete, a ne naknadno. Integracijski ured prati koje se znanje gdje nalazi, koje su uloge izložene riziku, i što je na popisu odluka za spajanje ili ne. Ovo je alat koji donosi strukturu u pitanje koje bi se inače tek vidjelo kada netko već ode. Ne postoji provedeni proces na koji se oslanjamo; instrument postavlja pitanja i pruža strukturu, ishod ovisi o vašoj situaciji. Alat je u izradi; tko želi raditi s njim, može se upisati na listu čekanja.
Kada su uloge koje nose znanje jednom utvrđene, sljedeće pitanje često je što se događa s temeljnim radom kada se organizacije spoje. Koji dio zadatka je rutina koja je prenosiva, a koji dio zapravo ovisi o jednoj osobi. Radna analiza tvrtke FTE TO AI po zadatku izračunava koji dio posla AI može preuzeti, a time i pokazuje koji dio baš nije prenosiv bez te specifične osobe — upravo razlika koja je bitna kod osiguravanja znanja.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.