Igas ülevõtmises peitub osa väärtusest mitte süsteemides või lepingutes, vaid peades. Ostuspetsialist, kes teab, milline tarnija on kokkuleppest väljas paindlik. Mehaanik, kes teab, milline masin tekitab omapärase heli enne, kui see kinni jääb. Kliendihaldur, kes teab täpselt, millal klient vajab telefonikõnet ja millal mitte. Need teadmised ei ole kuskil kirja pandud, ja see ei ole harilikult probleem olnud, kuni inimene jäi. Ülevõtmise korral see eeldus muutub.
Inimesed lahkuvad sagedamini ülevõtmise ümbruses ja järel olevas perioodis kui muul ajal. Selle põhjuseks ei pea olema rahulolematus; ebaselgus rolli, tasu või tuleviku suhtes on tihti piisav põhjus. Lehel miks lahkuvad inimesed ülevõtmisele järgnevatel ebaselgetel kuudel selgitatakse, kust see ebaselgus tuleb. Siinne punkt on teravam: kui lahkuv isik kandis teadmisi, mis kuskil mujal kirja panemata, kaob see teadmine lahkumise hetkel, mitte järk-järgult.
See on teistsugune risk kui vaba töökoht. Vaba töökoha saate täita. Kadunud teadmised tuleb uuesti üles ehitada, tihti teadmata, et olete midagi kaotanud, kuni hetkeni, mil keegi selle kohta küsib ja kellelgi ei ole vastust.
Küsimus ei ole, kes on parim töötaja. Küsimus on, millised rollid kannavad teadmisi, mida ei eksisteeri mujal. See on rollipõhine küsimus, mitte hinnang isikutele. Roll võib olla teadmisi kandev, ilma et selles rollis olev inimene peaks olema asendamatu — see on täpselt see eristus, mille soovite teha enne, kui on liiga hilja.
Selle määramisel, millised rollid need on, aitab vaadata, kes tegelikult otsuseid teeb, kes lahendab eskalatsioone, ja kes on ainuke, kes suudab protsessi selgitada dokumentatsiooni vaatamata. Lehel kes on teie ülevõtmise võtmeisikud selgitatakse, kuidas need rollid tuvastada, ilma et see muutuks populaarsusharjutuseks.
Ülevõtmise korral on tihti kaks inimest sama ametinimetusega, ja mõnikord kaks inimest, kes tegelikult kannavad sama teadmist erinevatest vaatenurkadest. See võib olla alus teadmiste kindlustamiseks — kui mõlemad jäävad kaasatuks kuni üleandmine on lõpetatud — või põhjus rahutuseks, kui mitte kellelegi ei ole selge, kes millist rolli edaspidi täidab. Mida sellega ette võtta, sõltub olukorrast; vaata mida teha, kui kahel inimesel on samasugune roll. Ebaselgus rollide suhtes kiirendab lahkumist. Selgus selle kohta, kes mida teeb, isegi kui see on ajutiselt dubleeritud, annab inimestele põhjuse jääda, kuni üleandmine on lõpetatud.
See toimib vastupidiselt, kui korraldate rollide selguse alles pärast seda, kui keegi on juba lahkumisavalduse esitanud. Vaata kuidas hoiate rollid selgena üle kahe organisatsiooni selle kohta, kuidas see selgus sobib varem protsessi kui enamik tehingumeeskondi kavandab.
Teadmiste kindlustamine ei ole HR-ülesanne, mille lisate hiljem juurde. See on küsimus, mis kuulub iga võtmerolli juurde: mida see inimene teab, mida ei ole kuskil mujal kirja pandud, ja kes saaks selle üle võtta, kui see inimene lahkuks homme. Rollide puhul, kus vastus on „mitte kedagi", on midagi ette võtta — dokumenteerida, kaasa käia, teise inimese sisse töötada — enne, kui vajadus ilmneb.
Täpselt selleks on integratsioonibüroo mõeldud: mitte täiendava bürokraatiakihina, vaid kohana, kus need sõltuvused muudetakse selgesõnaliseks ja jälgitakse, koos teiste sõltuvustega, mis kuuluvad integratsiooni juurde. Võtmeroll, millel puudub varuisik, on sõltuvus samamoodi nagu süsteem, millel puudub asendaja, on sõltuvus. Mõlemad kuuluvad samale nimekirjale.
Ka siin kehtib küsimus, mis kuulub iga integratsiooni osa juurde: peaks see üldse kokku sulanduma. Mitte iga roll, mis kannab teadmisi, ei pea jääma olemas uues struktuuris, ja mitte iga püüe teadmisi kindlustada ei ole väärt vaeva, kui roll ise muutub ülearuseks. Mõnikord on vastus, et meeskond või protsess võib parem eraldi funktsioneerida jätkata, just selleks, et mitte häirida seal olevaid teadmisi. Lehel millal hävitab integreerimine väärtust selgitatakse, miks see küsimus peaks olema standardne, mitte erand kahtlusjuhtumitele.
Kolm generaatorit — sünergia baasjoon, Day 1-plaan ja Day 100-plaan — toovad võtmerollid ja nende sõltuvused nähtavale hetkel, mil neid vajate, mitte tagantjärele. Integratsioonibüroo peab arvestust, kus millised teadmised paiknevad, millised rollid on riskis, ja mis on otsustusnimekirjas seoses ühendamise või mitte ühendamisega. See on tööriist, mis toob struktuuri küsimusse, mis muidu muutub nähtavaks vaid siis, kui keegi on juba lahkunud. Meil ei ole varasemat läbiviidud protsessi, millele toetuda; instrument esitab küsimused ja pakub struktuuri, tulemus sõltub teie olukorrast. Tööriist on väljatöötamisel; kes soovib sellega töötada, saab end ootenimekirja lisada.
Kui teadmisi kandvad rollid on korra nähtavale toodud, on järgmine küsimus tihti see, mis juhtub aluseks oleva tööga, kui organisatsioonid ühinevad. Milline osa ülesandest on rutiin, mida saab üle anda, ja milline osa sõltub tegelikult ühest inimesest. FTE TO AI töövoo analüüs arvutab ülesande kaupa välja, milline osa töö on AI-le üle antav, ja toob sellega nähtavale ka selle, mis osa ei ole just üleantav ilma selle konkreetse inimeseta — täpselt see eristus, mis loeb teadmiste kindlustamisel.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.