Dvije organizacije s različitim načinom rada rijetko se sudaraju na papirnatom organogramu. Sudaraju se na tome što uloga znači u praksi. Voditelj prodaje u jednoj organizaciji sam odlučuje o popustima; u drugoj to ide preko linije odobravanja od tri koraka. Na papiru se obje funkcije zovu isto. U praksi se razlikuje ovlast, tempo i očekivanje o tome što netko radi samostalno. Taj jaz je mjesto gdje nastaje zbrka oko uloga, ne u kuci funkcija.
Uloga je više od opisa posla. Sastoji se od ovlasti, informacijske pozicije i očekivanja o inicijativi. Ako se dvije kulture strukturno razlikuju u tome, nije dovoljno reći kome se dodjeljuje koji naslov. Netko koga je navika samostalno odlučivati, a koji u novoj strukturi prvo mora usklađivati, to doživljava kao stvarnu promjenu funkcije, čak i ako naslov ostaje isti. To se često događa neopaženo, jer nitko to nije eksplicitno naveo kao dio integracije.
Prije nego se uloge spajaju ili postavljaju jedna uz drugu, stoji pitanje koje se ne smije preskočiti: mora li ovaj dio zapravo biti zajedno? Dvije kulture koje su jako udaljene jedna od druge nisu automatski problem koji se mora rješavati izjednačavanjem. Ponekad je bolje dopustiti timu sa svojim vlastitim načinom rada da postoji uz drugi tim, a povezivanje postaviti na višu razinu. Ta procjena spada uz kada integracija uništava vrijednost i uz što svjesno ostavljate odvojeno. Održavanje jasnih uloga ne počinje popunjavanjem organograma, već izborom onoga što se zapravo mora integrirati.
Kod dvije kulture koje rade različito, velika je vjerojatnost da dvije osobe zapravo obavljaju istu ulogu, čak i ako se njihove funkcije zovu drugačije. Operativni voditelj u jednoj organizaciji obavlja posao koji u drugoj organizaciji spada voditelju tima. Bez da se to preklapanje eksplicitno navede, nastaje period u kojem obje osobe misle da su odgovorne, ili u kojem se nitko ne osjeća odgovornim jer svi pretpostavljaju da će to preuzeti drugi. Pitanje što radite kada dvije osobe imaju istu ulogu zato spada rano na popis, ne kao kadrovsko pitanje već kao strukturno pitanje: tko ima koju ovlast, od kojeg trenutka, i tko je o tome obaviješten.
Ne svaka uloga ima jednaku težinu u fuziji ili preuzimanju. Neke osobe imaju znanje, odnose s klijentima ili interne mreže koje nigdje drugdje nisu zapisane. Ako njihova uloga postane nejasna, ili ako dobiju osjećaj da ispadaju izvan nove strukture, rizik nije samo nemir već odlazak nečega što se ne može zamijeniti novim zapošljavanjem. Prije nego preraspodijelite uloge, korisno je dakle znati tko su ključne osobe kod preuzimanja i kako se te uloge odnose prema ostatku strukture. Preklapanje ili nejasnost najviše pogađa te osobe, a oni su ti koji si najmanje mogu dopustiti čekati mjesecima na jasnost.
Mjeseci u kojima nitko točno ne zna tko što radi nisu neutralni. Uloge koje ostaju nejasne, osobama koje ih obavljaju djeluju kao znak da se njihova pozicija ne uzima ozbiljno, a to je jedan od razloga zašto ljudi odlaze u nejasnim mjesecima. Dvije kulture koje su jako udaljene jedna od druge povećavaju taj rizik, jer ljudi nisu sigurni samo oko svoje uloge nego i oko načina rada koji će uz tu ulogu ići. Jasnost oko uloga stoga nije samo organizacijsko pitanje, to je i način da se spriječi da vrijednost prerano iscuri.
Kod zbrke oko uloga nikad se ne radi o pitanju funkcionira li netko dobro ili loše. Radi se o pitanju je li uloga sama po sebi jasno razgraničena: koja ovlast, koja informacija, koja odgovornost, i u odnosu na koga. To razgraničenje je upravo ono za što je integracijski ured namijenjen: ne kao ocjenjivanje osoba, već kao struktura koja utvrđuje tko što radi, koje ovisnosti postoje između uloga, i koje odluke još stoje otvorene o tome što se spaja i što ne.
Kada uloga nestane ili se temeljito promijeni, ponekad nestaje i znanje koje je za nju bilo vezano, sigurno ako to znanje nikad nije zapisano već je postojalo samo u glavi jedne osobe. Taj rizik je veći ukoliko dvije kulture različito postupaju s bilježenjem i deljenjem informacija. Kako taj rizik ograničavate, povezano je s kako sprječavate da znanje ode s nekim u trenutku kada se kulture sudare oko toga tko što treba znati.
Kada su uloge jednom razgraničene, ostaje pitanje što ta uloga u praksi znači od posla, i ostaje li taj posao u novoj, spojenoj organizaciji isti. Skener posla tvrtke FTE TO AI izračunava po zadatku koji dio posla se može prepustiti umjetnoj inteligenciji, što daje dodatnu polaznu točku kod ponovnog uređenja uloga nakon fuzije ili preuzimanja: ne samo tko dobiva koju ulogu, već i što se u okviru te uloge strukturno mijenja.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.