Pri vsakem prevzemu del vrednosti ne leži v sistemih ali pogodbah, temveč v glavah ljudi. Nabavnik, ki ve, kateri dobavitelj je pripravljen biti prilagodljiv zunaj dogovora. Vzdrževalec, ki ve, kateri stroj oddaja svoj zvok, preden se zablokira. Vodja ključnih strank, ki natančno ve, kdaj stranka potrebuje telefonski klic in kdaj ne. To znanje ni nikjer zapisano, in to običajno ni bil problem, dokler je oseba ostala. Pri prevzemu se ta predpostavka spremeni.
Ljudje pogosteje odidejo v obdobju okoli in po prevzemu kot sicer. To ni nujno posledica nezadovoljstva; negotovost glede vloge, plačila ali prihodnosti je pogosto dovolj. Na zakaj ljudje odhajajo v negotovih mesecih po prevzemu je opisano, od kod ta negotovost izhaja. Tu je poanta bolj oprijemljiva: če je oseba, ki odhaja, nosila znanje, ki ni zapisano nikjer drugje, to znanje izgine v trenutku odhoda, ne postopoma.
To je drugačno tveganje kot prosto delovno mesto. Prosto delovno mesto lahko zapolnite. Izgubljeno znanje morate zgraditi na novo, pogosto ne da bi vedeli, da ste kaj izgubili, dokler nekdo ne vpraša in nihče nima odgovora.
Vprašanje ni, kdo je najboljši zaposleni. Vprašanje je, katere vloge nosijo znanje, ki ne obstaja nikjer drugje. To je vprašanje, ki se nanaša na vlogo, ne presoja o osebah. Vloga je lahko nosilka znanja, ne da bi oseba v tej vlogi morala biti nenadomestljiva — to je prav to razlikovanje, ki ga želite narediti, preden je prepozno.
Pri ugotavljanju, katere vloge so to, pomaga pogledati, kdo dejansko sprejema odločitve, kdo rešuje eskalacije in kdo je edini, ki lahko razloži proces brez posvetovanja z dokumentacijo. Na kdo so vaše ključne osebe pri prevzemu je opisano, kako te vloge identificirati, ne da bi to postala vaja v popularnosti.
Pri prevzemu sta pogosto dve osebi z istim nazivom delovnega mesta, včasih pa tudi dve osebi, ki dejansko nosita isto znanje z različnih zornih kotov. To lahko postane osnova za utrjevanje znanja — če obe osebi ostanejo vključeni do zaključka prenosa — ali razlog za nemir, če nihče ne ve, kdo bo kmalu opravljal katero vlogo. Kaj s tem storite, je odvisno od situacije; glejte kaj storite, če dve osebi opravljata isto vlogo. Nejasnost glede vlog pospešuje odhode. Jasnost o tem, kdo počne kaj, tudi če je to začasno podvojeno, ljudem daje razlog, da ostanejo do zaključka prenosa.
Deluje nasprotno, če jasnost glede vlog uredite šele, ko je nekdo že odpovedal. Glejte kako ohranite jasnost vlog med dvema organizacijama za to, kako ta jasnost sodi prej v proces, kot to načrtuje večina timov za posle.
Utrjevanje znanja ni kadrovska naloga, ki jo dodate pozneje. Je vprašanje, ki sodi k vsaki ključni vlogi: kaj ta oseba ve, česar ni zapisano nikjer drugje, in kdo bi to lahko prevzel, če bi ta oseba jutri odšla. Za vloge, kjer je odgovor "nihče", je nekaj mogoče storiti — dokumentirati, spremljati, uvesti drugo osebo — preden se nujnost pojavi.
Prav za to je namenjena integracijska pisarna: ne kot dodaten sloj birokracije, temveč kot mesto, kjer se te odvisnosti izrecno opredelijo in spremljajo, ob drugih odvisnostih, ki spremljajo integracijo. Ključna vloga brez nadomestila je odvisnost, tako kot je sistem brez nadomestila odvisnost. Oba sodita na isti seznam.
Tudi tu velja vprašanje, ki sodi k vsakemu delu integracije: ali se to sploh mora združiti. Ne vsaka vloga z znanjem mora obstati v novi strukturi, in ne vsak poskus utrjevanja znanja je vreden truda, če vloga sama postane odveč. Včasih je odgovor, da lahko ekipa ali proces bolje deluje ločeno, ravno zato, da ne moti znanja, ki ga vsebuje. Na kdaj integracija uničuje vrednost je opisano, zakaj bi moralo biti to vprašanje standardno, ne izjema za dvomljive primere.
Trije generatorji — osnovna linija sinergij, načrt za 1. dan in načrt za 100. dan — prikažejo ključne vloge in njihove odvisnosti v trenutku, ko jih potrebujete, ne naknadno. Integracijska pisarna spremlja, kje se nahaja katero znanje, katere vloge so izpostavljene tveganju, in kaj je na seznamu odločitev za združitev ali ne. To je orodje, ki prinaša strukturo v vprašanje, ki se sicer pokaže šele, ko je nekdo že odšel. Ni izvedenega procesa, na katerega bi se oprli; instrument zastavlja vprašanja in ponuja strukturo, izid pa je odvisen od vaše situacije. Orodje je v izdelavi; kdor želi z njim delati, se lahko uvrsti na čakalni seznam.
Ko so vloge, ki nosijo znanje, enkrat prepoznane, je naslednje vprašanje pogosto, kaj se zgodi z osnovnim delom, ko se organizaciji združita. Kateri del naloge je rutina, ki jo je mogoče prenesti, in kateri del je resnično vezan na eno osebo. Delovni sken podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prepustiti umetni inteligenci, s tem pa tudi pokaže, kateri del ravno ni prenosljiv brez te specifične osebe — prav to razlikovanje, ki šteje pri utrjevanju znanja.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.