W dniu zamknięcia transakcji zmienia się wiele pod względem prawnym, a niewiele pod względem operacyjnym, chyba że umowa stanowi inaczej. Niektóre umowy zawierają postanowienie, które wchodzi w życie dokładnie w tym momencie: klauzulę zmiany kontroli, prawo wypowiedzenia dla drugiej strony lub obowiązek zgłoszenia w określonym terminie. Inne umowy nie odczuwają transakcji w ogóle i można je przejrzeć tygodnie lub miesiące później. Pytanie nie brzmi, jakie umowy istnieją, lecz które z tych umów uruchamiają zegar od Dnia 1.
Pierwsza kategoria jest najbardziej oczywista: umowy, w których zapisano, że zmiana kontroli nad jedną ze stron aktywuje prawo do wypowiedzenia, zmiany warunków lub wymogu zatwierdzenia. Występuje to w umowach pożyczki, dużych umowach z dostawcami, licencjach, a czasem w umowach najmu nieruchomości firmowych. Jeśli takie postanowienie istnieje i zostanie przeoczone, druga strona może później powołać się na prawo, które w międzyczasie wygasło lub zostało naruszone. Ustalenie, które umowy zawierają to postanowienie, należy zatem do etapu przygotowania, a nie do realizacji po zamknięciu transakcji.
Niektóre umowy nie zobowiązują do wypowiedzenia, lecz do zgłoszenia: druga strona musi zostać poinformowana o transakcji w określonym terminie lub musi wcześniej wyrazić zgodę. Zezwolenia, koncesje i niektóre polisy ubezpieczeniowe często należą do tej kategorii. Skutek przekroczenia takiego terminu waha się od kary finansowej po utratę prawa, i właśnie ta różnica jest powodem, dla którego te umowy muszą zostać zidentyfikowane z wyprzedzeniem, a nie odkryte po fakcie.
Oprócz wyzwalaczy prawnych istnieje drugi powód, dla którego umowa wymaga uwagi w Dniu 1: umowa reguluje coś, co musi funkcjonować już od pierwszego dnia. Chodzi na przykład o umowę powierzenia przetwarzania danych z dostawcą IT, umowę z dostawcą usług płacowych lub umowę ramową z dużym klientem lub dostawcą. Te umowy nie muszą się zmieniać prawnie, aby były istotne — pytanie brzmi, czy świadczenie usług na ich podstawie będzie kontynuowane zgodnie z ustaleniami, czy też potrzebna jest korekta, aby zapobiec zatrzymaniu procesu. Wiąże się to bezpośrednio z tym, co dzieje się z płatnościami w Dniu 1, ponieważ niesprawdzona umowa z dostawcą usług płatniczych może prowadzić do przerwy, której nikt wcześniej nie planował.
Przy przejęciu udziałów pracodawca zazwyczaj się nie zmienia, ale przy przejęciu aktywów lub w przypadku niektórych restrukturyzacji może to mieć miejsce. Umowy o pracę, plany socjalne oraz ewentualne szczególne ustalenia z poszczególnymi pracownikami muszą wówczas zostać sprawdzone pod kątem tego, co dzieje się z przejściem. Wiąże się to ściśle z tym, co komunikuje Pan/Pani w Dniu 1, ponieważ niejasność co do sytuacji pracowniczej pracowników jest często pierwszym pytaniem, jakie pada wewnątrz organizacji.
Niektóre umowy nie są powiązane z przedsiębiorstwem jako całością, lecz z konkretnym podmiotem prawnym w ramach grupy. Jeśli po zamknięciu transakcji nastąpią zmiany w strukturze, na przykład fuzja podmiotów lub przeniesienie aktywów do innej spółki, najpierw musi być jasne, które umowy są powiązane z którym podmiotem. Wiąże się to z pytaniem, jakie kroki dotyczące formy prawnej są potrzebne w Dniu 1, ponieważ umowę pozostającą przypisaną do niewłaściwego podmiotu po restrukturyzacji trudno jest później naprawić.
Jeśli przejęcie obejmuje elementy międzynarodowe, dochodzi do tego dodatkowa warstwa: umowy podlegające innemu systemowi prawnemu, mające inne terminy wypowiedzenia lub powiązane z lokalnym zezwoleniem, które nie przechodzi automatycznie. To, co jest w tym zakresie potrzebne, zależy w dużej mierze od danych krajów i sektorów i zostało podsumowane w opisie tego, co musi być uregulowane w Dniu 1 przy przejęciu transgranicznym.
Większość umów, które posiada przedsiębiorstwo, nie wymaga działania w Dniu 1. Umowę z dostawcą bez postanowienia o zmianie kontroli, bez krótkiego terminu wypowiedzenia i bez kluczowej roli w działalności operacyjnej można spokojnie przejrzeć później. Ryzyko na tym etapie nie polega na tym, że przegląda się zbyt mało umów, lecz na tym, że wszystko wrzuca się do jednego worka z ostrożności, przez co umowy naprawdę pilne giną w tłumie. Podstawowy podział rozróżniający to, co wymaga uwagi już dziś, od tego, co może poczekać, jest częścią planu Dnia 1 oraz kwestii, kto ostatecznie o tym decyduje.
Przegląd umów pod kątem postanowień o zmianie kontroli, obowiązków zgłoszeniowych i zależności operacyjnych to praca, która powtarza się przy każdej umowie, za każdym razem z tymi samymi pytaniami: czy istnieje takie postanowienie, co je uruchamia, kogo trzeba poinformować, w jakim terminie. To sprawia, że ten rodzaj pracy nadaje się do wcześniejszego oszacowania, jaka jej część może zostać wykonana z pomocą AI. Skan pracy FTE TO AI oblicza dla każdego zadania, jaką część pracy można przejąć, dzięki czemu jeszcze przed rozpoczęciem przeglądu umów wiadomo, gdzie czas Państwa zespołu jest najbardziej potrzebny i gdzie pierwszy przegląd może wykonać AI.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.