Op de dag van closing verandert er juridisch veel en operationeel weinig, tenzij een contract daar anders over beslist. Sommige overeenkomsten bevatten een bepaling die precies op dat moment in werking treedt: een change of control-clausule, een opzegrecht voor de wederpartij, of een verplichting om binnen een vaste termijn te melden. Andere contracten merken van de transactie niets en kunnen weken of maanden later worden doorgenomen. De vraag is niet welke contracten bestaan, maar welke van die contracten een klok laten lopen vanaf Day 1.
De eerste categorie is het duidelijkst: contracten waarin staat dat een wijziging in de zeggenschap over een van de partijen een recht op opzegging, herziening of goedkeuring activeert. Dit komt voor in leningsovereenkomsten, grote leverancierscontracten, licenties en soms in huurovereenkomsten voor bedrijfspanden. Als zo'n bepaling bestaat en niet wordt opgemerkt, kan een wederpartij zich later beroepen op een recht dat inmiddels is verlopen of geschonden. Het uitzoeken welke contracten deze bepaling bevatten, hoort daarom bij de voorbereiding en niet bij de uitvoering na closing.
Sommige overeenkomsten verplichten niet tot opzegging maar tot melding: de wederpartij moet binnen een bepaalde termijn worden geïnformeerd over de transactie, of moet vooraf toestemming geven. Vergunningen, concessies en bepaalde verzekeringspolissen vallen vaak in deze categorie. Het gevolg van het missen van zo'n termijn varieert van een boete tot verval van een recht, en dat verschil is precies waarom deze contracten vooraf in kaart gebracht moeten worden in plaats van achteraf ontdekt.
Naast de juridische triggers is er een tweede reden om een contract Day 1-aandacht te geven: het contract regelt iets dat op dag één al moet blijven werken. Denk aan een verwerkersovereenkomst met een IT-leverancier, een contract met een payroll-provider, of een raamovereenkomst met een grote klant of leverancier. Deze contracten hoeven juridisch niet te veranderen om toch relevant te zijn — de vraag is of de dienstverlening onder deze contracten blijft lopen zoals afgesproken, of dat er een aanpassing nodig is om te voorkomen dat een proces stilvalt. Dit raakt direct aan wat er met betalingen op Day 1 gebeurt, want een contract met een betaaldienstverlener dat niet is gecontroleerd, kan leiden tot een onderbreking die niemand vooraf had gepland.
Bij een overname van aandelen verandert de werkgever meestal niet, maar bij een overname van activa of bij bepaalde herstructureringen kan dat wel het geval zijn. Arbeidsovereenkomsten, sociale plannen en eventuele bijzondere afspraken met individuele werknemers moeten dan worden nagelopen op wat er met de overgang gebeurt. Dit hangt nauw samen met wat u op Day 1 communiceert, omdat onduidelijkheid over de arbeidsrechtelijke positie van medewerkers vaak de eerste vraag is die intern wordt gesteld.
Sommige contracten zijn niet gekoppeld aan de onderneming als geheel maar aan een specifieke juridische entiteit binnen de groep. Als er na closing wijzigingen in de structuur volgen, bijvoorbeeld een fusie van entiteiten of een overdracht van activa naar een andere vennootschap, dan moet eerst duidelijk zijn welke contracten aan welke entiteit hangen. Dit sluit aan bij de vraag welke stappen in de rechtsvorm op Day 1 nodig zijn, omdat een contract dat aan de verkeerde entiteit blijft hangen na een herstructurering, later moeilijk te herstellen is.
Als de overname internationale onderdelen raakt, komt daar een aparte laag bovenop: contracten die onder een ander rechtsstelsel vallen, andere opzegtermijnen kennen, of gekoppeld zijn aan een lokale vergunning die niet automatisch meegaat. Wat hiervoor nodig is, hangt sterk af van de landen en sectoren in kwestie en is samengevat in wat er op Day 1 geregeld moet zijn bij een grensoverschrijdende overname.
De meeste contracten die een onderneming heeft, vragen geen Day 1-actie. Een leverancierscontract zonder change of control-bepaling, zonder korte opzegtermijn en zonder kritieke rol in de bedrijfsvoering kan prima later worden doorgenomen. Het risico van deze fase is niet dat er te weinig contracten worden bekeken, maar dat alles op één hoop wordt gelegd uit voorzorg, waardoor de contracten die echt urgent zijn, ondersneeuwen. Een basislijn die onderscheid maakt tussen wat vandaag aandacht vraagt en wat kan wachten, is onderdeel van het Day 1-plan en van de vraag wie daar uiteindelijk over beslist.
Het doornemen van contracten op change of control-bepalingen, meldingsplichten en operationele afhankelijkheden is werk dat zich herhaalt per contract, met dezelfde vragen telkens opnieuw: is er een bepaling, wat triggert die, wie moet worden geïnformeerd, binnen welke termijn. Dat maakt dit type werk geschikt om vooraf in te schatten hoeveel ervan met AI-ondersteuning kan worden gedaan. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk over te nemen is, zodat u voordat de contractreview begint al weet waar de tijd van uw team het meest nodig is en waar een eerste doorloop door AI kan worden gedaan.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.