Allekirjoituksen jälkeen käy usein ilmi, että kahdella organisaatiolla on ollut sama tehtävä täytettynä kahdesti. Talousjohtaja molemmilla puolilla, kaksi operatiivista johtajaa, kaksi asiakasvastaavaa samoille asiakkaille. Kysymys, joka nousee pöydälle, ei ole kuka on parempi esihenkilö. Se on organisaatiokysymys: mikä rooli jää olemaan, missä muodossa, ja mitä tapahtuu toiselle.
Tämä kysymys esitetään usein nopeammin kuin siihen vastataan. Aikapaineen alla päällekkäisyys ratkaistaan sen mukaan, kuka huutaa kovimmin, kuka sattuu kuulumaan ostavaan osapuoleen, tai kuka käy ensimmäisenä keskustelun uuden johdon kanssa. Mikään näistä reiteistä ei liity siihen, mitä rooli vaatii tai mitä organisaatio tarvitsee integraation jälkeen.
Lähtökohta on rooli, ei henkilö. Mitä tämän tehtävän tulee tehdä integraation jälkeen, ottaen huomioon uusi mittakaava, uudet asiakkaat, uusi rakenne? Usein rooli itse muuttuu jo niin paljon, että kummankin puolen vanha täyttötapa ei enää täsmää tarkalleen. Tämä tekee vertailusta oikeudenmukaisemman: te ette katso, kuka on parempi vanhassa tehtävässä, vaan kuka tai mikä sopii uuteen.
Tämä punninta kuuluu synergiaperustaan ja Day 1 -suunnitelmaan, ei epäviralliseen keskusteluun kahden esihenkilön välillä, joilla molemmilla on omat intressinsä lopputulokseen. Kun roolikysymykset ratkaistaan tämän rakenteen ulkopuolella, syntyy riski, että päätös perutaan myöhemmin, kaikkine siihen liittyvine levottomuuksineen.
Roolien päällekkäisyys ei ole automaattisesti ongelma, joka on ratkaistava poistamalla yksi tehtävä. Joskus sama tehtävä kahdesti tarkoittaa, että yhdistetyllä organisaatiolla on todella kaksinkertainen määrä työtä tällä alueella. Joskus se tarkoittaa, että roolit eroavat sisällöllisesti toisistaan, kun asettaa ne rinnakkain, ja että ongelma ei ole päällekkäisyys vaan epäselvät tehtävänimikkeet.
Kysymys siitä, tulisiko päällekkäiset tehtävät yhdistää, ei siis ole erillinen laajemmasta kysymyksestä, tulisiko organisaation osia ylipäätään yhdistää. Juuri tätä varten on olemassa päätöslista: kirjata osa-alueittain, mitä integroidaan ja mitä ei, sen sijaan että se oletetaan itsestäänselvyydeksi, koska kauppa nyt kerran on tehty.
Määrittäessä, kuka ottaa roolin haltuunsa, ratkaisee tehtävänimikkeen lisäksi se, mitä henkilö tosiasiassa tekee: mitkä asiakassuhteet, mikä prosessitietämys, mikä epävirallinen auktoriteetti tiimin sisällä. Juuri tästä syystä ketkä ovat avainhenkilönne yrityskaupassa, jossa on kaksi kulttuuria on erillinen kysymys, irrallaan organisaatiokaaviosta. Kahdella ihmisellä, joilla on sama nimike, voi olla huomattavan erilainen painoarvo organisaationsa päivittäisessä toiminnassa.
Tämä painoarvo koskettaa myös kysymystä siitä, miten estätte tiedon katoamisen sillä hetkellä, kun joku lähtee organisaatiosta. Kun toinen kahdesta samaa roolia hoitavasta henkilöstä ei lopulta jatka, ei riitä käsitellä sitä vain henkilöstöpäätöksenä. Se liittyy suoraan siihen, miten estätte tiedon katoamisen jonkun mukana, varsinkin jos tätä tietoa ei ole tallennettu missään kyseisen henkilön ulkopuolella.
Niin kauan kuin päätöstä ei ole tehty, toimii käytännössä kaksi ihmistä yhdessä roolissa. Molemmat tietävät, että tilanne on väliaikainen, kumpikaan ei tiedä milloin tai miten se ratkaistaan. Tämä epävarmuus on yksi syistä, miksi ihmiset lähtevät jo ennen kuin päätöstä on tehty, mikä liittyy suoraan siihen, miksi ihmiset lähtevät kaupan jälkeisinä epäselvinä kuukausina. Mitä pidempään kaksi ihmistä pysyy samassa roolissa vailla selkeyttä, sitä suurempi on riski, ettei teidän tarvitse enää tehdä valintaa, koska toinen heistä on jo tehnyt sen itse.
Tästä syystä tällaisen roolikysymyksen kuuluu saada paikka Day 1 -suunnitelmassa, hetkellä jolloin päätös tehdään, sen sijaan että se jää roikkumaan avoimena asiana, jota siirretään kuukaudesta kuukauteen.
Integraatiotoimisto pitää kirjaa riippuvuuksista: kuka on riippuvainen kenestä, mitkä päätökset odottavat toisiaan, ja mihin roolikysymykseen voidaan vastata vasta, kun toinen rakenteellinen valinta on tehty. Tämä estää sen, että kysymykseen kahdesta ihmisestä samassa roolissa vastataan ennen kuin tiedetään, miltä laajempi organisaatiorakenne näyttää. Työkalu on rakenteilla; ken haluaa työskennellä tämän kanssa jo nyt, voi ilmoittautua odotuslistalle.
Joskus vastaus kahteen ihmiseen yhdessä roolissa on, että molempia rooleja tarvitaan edelleen, mukautetussa muodossa. Joskus se on, että rooli itse käy tarpeettomaksi, kun prosessit yhdistyvät. Molempia lopputuloksia on oikeudenmukaisempi arvioida, kun ensin kirjaatte, miten pidätte roolit selkeinä kahdessa organisaatiossa, joilla on erilaiset kulttuurit, jotta vertailu koskee sitä, mitä työ vaatii, ei sitä, ketä sattui olemaan valmiiksi paikalla.
Toinen tapa tarkastella samaa päällekkäisyyttä on purkaa itse työ tehtäviksi. FTE TO AI:n työskan laskee tehtäväkohtaisesti, minkä osan siitä AI voi ottaa hoitaakseen, mikä muuttaa roolikysymyksen joskus tehtäväkysymykseksi: ei kumpi kahdesta säilyttää tehtävän, vaan mikä osa molemmista tehtävistä on jatkossa vielä tehtävä ihmisen toimesta.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.