Po pasirašymo dažnai paaiškėja, kad dvi organizacijos tą pačią funkciją užpildė du kartus. Finansų direktorius iš abiejų pusių, du operacijų vadovai, du klientų vadybininkai tiems patiems klientams. Klausimas, kuris tuomet atsiduria ant stalo, nėra, kuris vadovas yra geresnis. Tai organizacinis klausimas: kuri funkcija išlieka, kokia forma, ir kas nutinka su kita.
Tas klausimas dažnai keliamas greičiau, nei į jį atsakoma. Spaudžiami laiko, sutapimai sprendžiami pagal tai, kas garsiausiai kalba, kas atsitiktinai priklauso perimančiai šaliai, arba kas pirmas kalbasi su nauja vadovybe. Nė vienas iš šių kelių nesusijęs su tuo, ko reikalauja funkcija ar ko organizacijai reikės po integracijos.
Pradinis taškas yra funkcija, ne asmuo. Ką ši funkcija turi atlikti po integracijos, atsižvelgiant į naują mastą, naujus klientus, naują struktūrą? Dažnai funkcija pati kinta tiek, kad senas jos vykdymo būdas nė vienoje pusėje nebeatitinka tiksliai. Tai palyginimą daro teisingesnį: jūs nežiūrite, kas geresnis senoje funkcijoje, o kas ar kas atitinka naują.
Šis apsvarstymas priklauso sinergijos bazinei linijai ir Pirmos dienos planui, o ne neformaliam pokalbiui tarp dviejų vadovų, kurie abu turi interesą dėl rezultato. Kai tik funkcijos klausimai sprendžiami už šios struktūros ribų, kyla rizika, kad sprendimas vėliau bus atšauktas, su visu tuo susijusiu nerimu.
Funkcijų sutapimas automatiškai nėra problema, kurią reikia išspręsti atsisakant vienos pozicijos. Kartais dviguba ta pati funkcija reiškia, kad sujungtoje organizacijoje toje srityje iš tikrųjų yra dvigubai daugiau darbo. Kartais tai reiškia, kad funkcijos turiniu skiriasi, kai jas palyginate greta, ir problema nėra sutapimas, o neaiškūs pareigybių pavadinimai.
Klausimas, ar sutampančias funkcijas reikia sujungti, taip pat nėra atskirtas nuo platesnio klausimo, ar organizacijos dalys iš tikrųjų turėtų būti sujungtos. Tam tiksliai skirtas sprendimų sąrašas: kiekvienai daliai fiksuoti, kas integruojama, o kas ne, o ne tai savaime suprantamai priimti tik todėl, kad sandoris juk sudarytas.
Nustatant, kas perima funkciją, svarbu ne tik pareigybės pavadinimas, bet ir tai, ką asmuo faktiškai daro: kokius klientų ryšius, kokias proceso žinias, kokį neformalų autoritetą komandoje jis turi. Tai tiksliai kodėl kas yra jūsų pagrindiniai žmonės perėmimo su dviem kultūromis atveju yra atskiras klausimas, nepriklausantis nuo organizacinės schemos. Du žmonės su tuo pačiu pareigybės pavadinimu gali turėti labai skirtingą svorį savo organizacijos kasdienėje veikloje.
Tas svoris taip pat susijęs su klausimu, kaip išvengti, kad žinios pasitrauktų kartu su žmogumi, kai jis palieka organizaciją. Kai vienas iš dviejų žmonių, atliekančių tą pačią funkciją, galiausiai nebetęsia, nepakanka to laikyti tiesiog personalo sprendimu. Tai tiesiogiai susijęs su kaip išvengti, kad žinios pasitrauktų kartu su žmogumi, ypač jei tos žinios niekur nėra užfiksuotos už to vieno asmens ribų.
Kol sprendimas nėra priimtas, faktiškai vienoje funkcijoje dirba du žmonės. Abu žino, kad situacija yra laikina, bet nė vienas nežino, kada ar kaip ji bus išspręsta. Ta netikrumo situacija yra viena iš priežasčių, kodėl žmonės palieka organizaciją net nesulaukę sprendimo, o tai tiesiogiai susijęs su kodėl žmonės palieka organizaciją neaiškiais mėnesiais po sandorio. Kuo ilgiau du žmonės pasilieka toje pačioje funkcijoje neturėdami aiškumo, tuo didesnė tikimybė, kad jums nebereikės priimti sprendimo, nes vienas iš jų jį jau priėmė patys.
Todėl toks funkcijos klausimas turėtų turėti vietą Pirmos dienos plane, su nustatytu momentu, kada sprendimas priimamas, o ne likti kaip atviras klausimas, nuolat perkeliamas iš mėnesio į mėnesį.
Integracijos biuras seka priklausomybes: kas nuo ko priklauso, kokie sprendimai laukia vienas kito, ir kuris funkcijos klausimas gali būti atsakytas tik tada, kai priimtas kitas struktūrinis sprendimas. Tai apsaugo nuo situacijos, kai klausimas apie du žmones toje pačioje funkcijoje atsakomas anksčiau, nei žinoma, kokia bus platesnė organizacinė struktūra. Įrankis dar kuriamas; kas norėtų jį naudoti jau dabar, gali registruotis į laukiančiųjų sąrašą.
Kartais atsakymas į situaciją, kai du žmonės eina vienas funkciją, yra tas, kad abi funkcijos vis tiek reikalingos, tik pritaikyta forma. Kartais atsakymas yra tas, kad funkcija pati taps nebereikalinga, kai procesai susilies. Abu rezultatus teisingiau įvertinti, jei pirmiausia nustatote, kaip išlaikyti funkcijų aiškumą dviejose organizacijose su skirtingomis kultūromis, kad palyginimas būtų grindžiamas tuo, ko reikalauja darbas, ne tuo, kas atsitiktinai jau tą darbą dirbo.
Kitas būdas pažvelgti į tą pačią sutapimo problemą yra išskaidyti darbą į užduotis. FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan) apskaičiuoja, kiek kiekvienos užduoties dalies gali perimti AI, o tai funkcijos klausimą kartais pakeičia užduočių klausimu: nebe kuris iš dviejų išlaiko pareigybę, o kokią dalį abiejų funkcijų vėliau vis tiek reikės atlikti žmogui.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.