Nakon potpisivanja često se ispostavi da su dvije organizacije istu funkciju popunile dvaput. Financijski direktor na obje strane, dva voditelja operacija, dva key account managera za iste klijente. Pitanje koje se tada postavlja nije tko je bolji rukovoditelj. Riječ je o organizacijskom pitanju: koja uloga ostaje, u kojem obliku, i što se događa s drugom.
To se pitanje često postavlja brže nego što se odgovara na njega. Pod pritiskom vremena, preklapanje se rješava na temelju toga tko najglasnije govori, tko slučajno pripada preuzimajućoj strani, ili tko prvi razgovara s novim vodstvom. Nijedan od tih putova nema nikakve veze s tim što uloga zahtijeva ili što organizaciji treba nakon integracije.
Polazna točka je uloga, ne osoba. Što ta funkcija treba obavljati nakon integracije, s obzirom na novu veličinu, nove klijente, novu strukturu? Uloga se sama često dovoljno promijeni da stara popuna s obje strane više ne odgovara precizno. To čini usporedbu poštenijom: ne gledate tko je bio bolji u staroj funkciji, već tko ili što odgovara novoj.
Ovo razmatranje pripada u osnovicu sinergije i Day 1 plan, ne u informalni razgovor između dva rukovoditelja koji oboje imaju interes u ishodu. Čim se pitanja o ulogama rješavaju izvan te strukture, postoji rizik da će odluka kasnije biti poništena, sa svim nemirom koji to nosi.
Preklapanje uloga nije automatski problem koji se mora riješiti ukidanjem jedne pozicije. Ponekad dvostruka funkcija znači da kombinirana organizacija stvarno ima dvostruko više posla u tom području. Ponekad znači da se uloge sadržajno razlikuju kada ih usporedite, i da problem nije preklapanje nego nejasni nazivi funkcija.
Pitanje treba li spojiti preklapajuće funkcije stoga nije odvojeno od širega pitanja treba li spajati pojedine dijelove organizacije. Baš zato postoji popis odluka: za svaki dio utvrditi što se integrira a što ne, umjesto da se to pretpostavlja samo jer je posao već sklopljen.
Pri utvrđivanju tko preuzima ulogu, ne broji se samo naziv funkcije, već i to što osoba stvarno radi: koje odnose s klijentima, koje znanje procesa, koji neformalni autoritet unutar tima. Baš je zato tko su vaše ključne osobe kod preuzimanja s dvije kulture posebno pitanje, odvojeno od organizacijske sheme. Dvoje ljudi s istim nazivom mogu nositi bitno različitu težinu u svakodnevnom funkcioniranju svoje organizacije.
Ta težina dotiče se i pitanja kako spriječiti da znanje odlazi u trenutku kad neko napusti organizaciju. Kada jedna od dvije osobe s istom ulogom naposljetku ne nastavi, nije dovoljno to tretirati kao kadrovsku odluku. To se izravno tiče kako spriječiti da znanje otiđe s nekim, posebno ako to znanje nigdje nije zapisano izvan te jedne osobe.
Dok se čvor ne razriješi, fizički funkcioniraju dvoje ljudi na jednoj ulozi. Oboje znaju da je situacija privremena, nijedno ne zna kada ili kako će se riješiti. Ta neizvjesnost jedan je od razloga zašto ljudi odlaze i prije nego što je odluka pala, što se izravno dotiče zašto ljudi odlaze u nejasnim mjesecima nakon dogovora. Što dulje dvoje ljudi ostane u istoj ulozi bez jasnoće, veća je šansa da vam izbor više neće trebati napraviti jer je jedno od njih to već sam napravio.
Zato ovakvo pitanje o ulozi treba mjesto u Day 1 planu, s trenutkom u kojem odluka pada, umjesto da ostane visjeti kao otvorena točka koja se odgađa iz mjeseca u mjesec.
Integracijski ured prati ovisnosti: tko je o čemu ovisan, koje odluke čekaju jedna na drugu, i koje pitanje o ulozi može se odgovoriti samo nakon što je donesena druga strukturna odluka. To sprječava da se pitanje o dvoje ljudi u istoj ulozi odgovori prije nego što je poznato kako izgleda šira organizacijska struktura. Alat je u izradi; tko već sada želi s njim raditi, može se prijaviti na listu čekanja.
Ponekad je odgovor na dvoje ljudi u jednoj ulozi da su obje uloge potrebne, u prilagođenom obliku. Ponekad je odgovor da uloga sama postaje nepotrebna čim se procesi spoje. Oba ishoda poštenije se procjenjuju ako prvo utvrdite kako održati uloge jasnima u dvije organizacije s različitim kulturama, tako da se usporedba odnosi na ono što posao zahtijeva, a ne na tko je slučajno već bio tu.
Drugi način gledanja na isto preklapanje je razlaganje samog posla na zadatke. Radna analiza (werkscan) tvrtke FTE TO AI izračunava po zadatku koji se dio može prepustiti AI-u, čime se pitanje o ulozi ponekad pretvara u pitanje o zadatku: ne tko od dvoje zadržava funkciju, već koji dio obiju funkcija će uskoro još trebati obavljati čovjek.
Vraag maar wat er op Day 1 moet staan, of wat integreren juist kapotmaakt.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.